UNIDAD V MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

      Definición de política, misión, visión, objetivos, plan de acción, filosofía de gestión

·         Políticas: Son los lineamientos generales de una organización que expresan criterios, orientaciones y guías de referencia para la toma de decisiones. No son reglas, ya deben permitir discrecionalidad, y escogencia de alternativas de acción. Igualmente no se pueden concebir como acciones, por el contrario orientan sobre acciones inherentes a las estrategias. Están referidas a las áreas de acción.

·         Misión: Es el poder o facultad que se otorga a una organización para lograr su razón de ser, expresada a través de sus objetivos. Ella debe contener los propósitos esenciales que en la actualidad haya definido la institución a manera de situación deseada o posible

·         Visión: Es el estado futuro deseado de la organización. Esta constituida por un conjunto de rasgos que permiten orientar y dar Direccionalidad para el logro de la misión.

·         Objetivos: Son propósitos generales a alcanzar. El logro de objetivos permite cumplir la razón de ser de la organización (Misión)

·         Plan: Es el conjunto de propuestas de acción que el decidor considera necesario ejecutar para enfrentar los problemas que considera importantes para su gestión.

·         Filosofía de Gestión: La Filosofía de Gestión de una organización está integrada por la Visión, Misión, Objetivos, Estrategias y Políticas corporativas. Esta expresa la doctrina fundamental de gestión institucional de la organización en tanto que establece el horizonte que orienta, su razón de ser, la dirección de su desempeño y conducción, y sus modalidades de acción. La Filosofía de Gestión de una organización, le permite definir los postulados filosóficos fundamentales de la institución.

      Definición de proceso/s, norma/s, procedimiento/s

·         Proceso: Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin. 

·         Norma: Regla o conjunto de reglas que hay que seguir para llevar a cabo una acción, porque está establecido o ha sido ordenado de ese modo.

·         Procedimiento: (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación.

      Definición de manual

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas

.En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

      Tipos de manuales

 Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.   Manual de Organización: describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

B.   Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

C.   Manual de procedimientos y normas: describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos

D.   Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.       

E.   Manual del empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

F.    Manual de Propósito múltiple: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

      Presentación de manuales

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará.

1. A los niveles directivos

Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.

El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:

·         Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.

·         Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual.

·         Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.

·         Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.

·         Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.

·         Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.

b.    A otros niveles jerárquicos

La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.

      Definición de manuales de normas y procedimientos.

Duhalt Krauss (2007) nos dice que un manual de organización es un "documento que expone con detalle la estructura administrativa, los puestos y la relación existente entre ellos, la jerarquía, los grados de autoridad y de responsabilidad, así como las funciones y las actividades de una institución".

Por lo tanto, un manual de normas y procedimientos es un documento administrativo que describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular. Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada dependencia u organismo.

Describen de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Otro concepto de manuales de normas y procedimientos es que son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, por ello el manual está sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

      Objetivos de manuales de normas y procedimientos.

Ø  Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

Ø  Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.

Ø  Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

Ø  Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

Ø  Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.

Ø  Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Ø  Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ø  Establecen un sistema de información recuperable y accesible.

Ø  Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tareas, y requerimientos.

Ø  Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Ø  Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Ø  Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.       

      Elaboración del manual de normas y procedimientos          

La elaboración de un manual de normas y procedimientos, depende de las necesidades diversas de cada empresa, se aconsejó construirlo para cada área que integra la estructura organizacional de la empresa. Es decir de acuerdo a las políticas y procedimientos de la institución. Los procedimientos deberán ser específicos, debe ser un trabajo limpio en materia de planeación, metodología y herramientas técnicas que se aplican en la elaboración de manuales. En su elaboración se recomienda seguir los siguientes ítems:

1. Se Debe incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser:

·         Autorizadas

·         Aprobadas

·         Revisadas

·         Registradas.

Al igual que toda la información de soporte. Es decir que la justifique.

2. Identificar un responsable: redactando las acciones que este realiza en oraciones con verbos en presente y en tercera persona.
3. Los formularios se deben identificar con su nombre, código y distribución si aplica el caso.
4. La presentación de los procesos debe mantener un estilo narrativo.

      Estructura del manual de normas y procedimientos

Los manuales de normas y procedimientos se encuentran organizados de la siguiente manera:

1.    Identificación: se encuentra incorporada por: 

Ø  Logotipo de la organización.

Ø  Nombre oficial de la organización.

Ø  Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

Ø  Lugar y fecha de elaboración.

Ø  Número de revisión (en su caso).

Ø  Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Ø  Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

2.    Índice o Contenido: es tan solo la relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

3.    Prólogo y/o Introducción: exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Donde se puede anexar un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.     

4.    Objetivos de los Procedimientos: explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificando la responsabilidad por fallas o errores; se puede facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

5.    Áreas de Aplicación y/o Alcance de los Procedimientos:
se hace referencia al alcance de los procedimientos, que cubren estos dentro la administración, su aplicación en procesos macro y meso administrativos o sectoriales.

6.    Responsables: son las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

7.    Políticas o Normas de Operación: en esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Ø  Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

Ø  Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

8.    Conceptos:
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

9.    Procedimiento o descripción de las operaciones

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

10. Formulario de Impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello número sindicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

11. Diagramas de Flujo.

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

12. Glosario de Términos: lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos     

      Implantación del manual de normas y procedimientos.

La implantación del manual de normas y procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal.

      Mantenimiento del manual de normas y procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos juegan un papel importantísimo, dentro de la gestión de una organización, es parte del sistema gestión de información. Ante todo hay que resaltar la función de estos documentos, en ellos se especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de la organización; con el objetivo de crear y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Los manuales de normas y procedimientos pasan por una serie de pasos en su realización. En medio de su elaboración, se expone una presentación del documento donde se manifestara los lineamientos a seguir; debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. El siguiente paso es la implantación, de igual importancia, ya que de este depende que se ejecute a cabalidad y que todo el personal este informado. Por último como mencione con anterioridad el mantenimiento del manual, estar actualizado; para garantizar un desempeño óptimo por parte del personal que conforma la unidad de información.

El Manual de Organización es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de la Secretaría de Administración en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general.

El Manual de Organización contiene información relativa a los antecedentes de la institución, su base legal, misión, visión, atribuciones y organigramas, así como las funciones de los órganos administrativos y un glosario de términos técnicos administrativos para facilitar su comprensión.

Este manual está dirigido a todos los servidores públicos de la institución que deseen conocer el funcionamiento organizacional de esta Dependencia, pero primordialmente al personal de nuevo ingreso, como un medio de integración y orientación para facilitarle su incorporación a las distintas funciones operacionales que ejecutará.

      Definición de manuales de funciones del personal.

El Manual de Organización y Funciones debe ser considerado como un

Instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda Empresa, y de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad.

Por medio de este manual la organización establece claramente los niveles jerárquicos, la unidad de mando, las funciones de línea, de apoyo y de asesoría. Asimismo, presenta un equilibrio en cuanto a la distribución de niveles y responsabilidades que permite ejercer un control eficiente para el

Cumplimiento de las funciones asignadas a cada unidad.

      Objetivos de manuales de funciones del personal.

Un manual de funciones del personal es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas; este manual debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Entre los objetivos y beneficios de los manuales de funciones del personal se pueden destacar:

Ø Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.

Ø Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.

Ø Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Ø Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Ø Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias

Ø Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Ø Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.

Ø  Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos

Ø Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

Ø Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Ø Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales.

      Elaboración del manual de funciones del personal.

Se elabora un Manual de Descripción de Funciones de Personal basados en Gestión por Competencias y su posterior aplicación en la Evaluación por Competencias de todo el personal. Contribuye a mejorar la gestión institucional, la productividad y la satisfacción laboral.          

      Estructura del manual de funciones del personal

Acorde a cada institución y de acuerdo a las actividades asignadas en relación al cargo en el proceso de capacitación y adiestramiento, la estructura de los manuales pueden tener algunas diferencias en la estructura de sus manuales; a pesar de dichos cambios, el mismo debe poseer una estructura común en relación con su formato; principalmente, el documento se divide en los siguientes aspectos:

1.    Descripción básica del cargo: El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

2.    Objetivo estratégico del cargo: Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

3.    Funciones básicas: En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de "el cómo hacer para cumplir con las funciones", ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos,

Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo más objetivamente posible.

La descripción de las funciones y responsabilidades deben ser una herramienta que ayude también a los jefes a realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver prejuicios personales. Es muy importante incluir dentro de la lista responsabilidades, el nivel de autorización y responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto presupuestal como administrativa.

4.    Personal relacionado con el cargo: En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.

5.    Perfil del Cargo: En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal.

      Implantación del manual de funciones del personal.

La implementación de los diferentes manuales de funciones del personal es un trabajo arduo que debe adecuarse a la realidad actual de la organización. Cuando se diseña cualquier manual, se deben tener presentes algunos aspectos que puede redundar en el éxito de la implementación final. Por lo cual se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Ø  Quien o quienes son objetivos del procedimiento. Esto debido a que los manuales deben ser acordes a los empleados que los utilizaran en su cotidiano trabajo.

Ø  Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un formato o procedimiento.

Ø  En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e impersonal. Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen acciones de tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se está estableciendo.

Ø  Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente el espíritu de la norma.

En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos.

La implementación del manual de funciones de una empresa debe implementarse gradualmente pero de forma continua, puede ir fácilmente a la par con la aplicación de las políticas y delineamientos de la compañía en materia de contratación de personal. Se precisa que la selección del personal debe ir en relación estrecha con los objetivos, estrategias y políticas de la empresa, ya que la administración del personal hace parte integral del plan estratégico de una organización.

Cuando se tenga bien implementado lo relativo a las funciones y a la contratación del personal, con su respectivo seguimiento, verificación de cumplimiento de las funciones y responsabilidades, correcta interacción entre cargos, las evaluaciones periódicas de los empleados y el montaje del plan de desarrollo individual de los trabajadores para ajustar la relación hombre cargo; se puede pasar a la implementación del manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

El manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo debido a dos aspectos principales, primero le proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos. En segundo lugar le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera organizada. Esto es útil para poder detectar en que momento un cargo está saturado de funciones, o ya no se requiere, o se debe modificar, o se debe reestructurar una sección de la empresa para adecuarla a las nuevas condiciones de la compañía.

En las labores cotidianas de un trabajador se hace necesario que las funciones básicas de su cargo sean de su conocimiento. Por lo tanto en el posicionamiento de un empleado, después de conocer su carta de funciones, responsabilidades y su interacción en la empresa, se debe seguir con una breve inducción en el cargo y un recorrido por las dependencias que de una u otra manera tendrán que ver con la ejecución de sus actividades.

      Mantenimiento del manual de funciones del personal.

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:

1.    Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.

2.     Establecer un calendario para la actualización del manual

3.    Designar un responsable para la atención de esta función.

      Definición de manuales de organización de la unidad de Archivo.

Un manual de Organización de Archivo es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de esta entidad. Estandariza los procesos técnicos archivísticos y la regulación de la Organización de los documentos de archivos El manual incluye además los puestos o unidades que intervienen dentro de la unidad precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información sobre, el equipo o materiales de oficina que utilizan y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro del archivo.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades del archivo, facilita las labores de diagnóstico, la evaluación y control interno de la información contenida, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Su objetivo es unificar criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales del Archivo.

      Objetivos de manuales de organización de la unidad de Archivo.

En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en
párrafos breves; además, deberá expresar QUÉ SE HACE y PARA QUÉ SE HACE.

El Objetivo del manual dependerá de la Unidad de Información para el cual será elaborado, dependiendo de sus fortalezas y/o debilidades. De acuerdo a la investigación realizada se podría determinar que el Objetivo de
los Manuales de Organización de las Unidades de Archivo es:

Normalizar el ingreso, almacenamiento, procesamiento y servicio de la
colección documental del Archivo, a través de una Unidad receptora que sea responsable del control, procesamiento y administración de la documentación. Así como describir la organización formal, mencionando para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Con el fin de centralizar, ordenar, organizar, codificar y llevar, mediante
métodos manuales y electrónicos, los registros de la documentación, así como su custodia, para ponerlos al servicio de la comunidad y la sociedad en general

      Elaboración del manual de organización de la unidad de Archivo.

Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:

1.-Recabación de información.

Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.   

2.-Análisis de la información.

Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.

3.-Integración del manual.

Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los partícipes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.

a.    Validación
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.

b.    Estructuración
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

      Estructura del manual de organización de la unidad de Archivo.

En general, el Manual de Organización se desarrolla o estructura de igual manera dependiendo de la Unidad, Organización o Empresa que lo realice.

Básicamente o la estructura más utilizada para la realización de dichos Manuales
es la siguiente:

1.   Introducción

2.   Objetivo del Manual

3.   Normas.

Ø Capítulo I. Disposiciones Generales

Ø Capítulo II. De la Organización y Administración del Archivo.

·        Sección Primera. De la recepción de documentos.

·        Sección Segunda. De la selección y procesamiento de documentos.

·        Sección Tercera. De la solicitud y préstamos de documentos.

·        Sección Cuarta. De la difusión de información.

·        Sección Quinta. De la desincorporación de documentos.

Ø Capítulo III. De la Transferencia de Documentos.

·        Sección Primera. De los documentos de carácter permanente.

·        Sección Segunda. De los documentos de carácter temporal.

·        Sección Tercera. De la eliminación de documentos.

Ø Capítulo IV. Del Personal del Archivo

1.   Procedimientos:

1.1.    Recepción de Documentos.

1.1.1.               Objetivo

1.1.2.               Descripción del procedimiento

1.2.    Procedimiento: Procesamiento Técnico de la Documentación.

1.2.1.               Objetivo

1.2.2.               Descripción del procedimiento

1.3.    Procedimiento: Desincorporación de Documentos

1.3.1.               Objetivo

1.3.2.               Descripción del procedimiento

2.   Formularios e Instructivos

2.1.    Control de envío de documentos y/o correspondencia

2.2.    Tabla de retención de documentos

2.3.    Base de Datos (Si existe en la Unidad)

2.4.    Solicitud de documentos y/o información

2.5.    Transferencia de documentos

2.6.    Registro de elaboración y/o actualización de expediente

2.7.    Inventario clasificado de documentos

2.8.    Memorando transferencia de documentos

El propósito de la misma, es proporcionar a la comunidad y usuarios en general que utilicen los servicios, la información requerida sobre los procedimientos que se cumplen y que se deben seguir, así como las normas que rigen dichos procedimientos y los formularios que se utilicen en dicha Unidad. De igual manera se pretende que no quede incertidumbre respecto a las definiciones, asignaciones, decisiones que existan y deban aplicarse en el mecanismo y cumplimiento de dicho Manual.

      Implantación del manual de organización de la unidad de Archivo.

La implantación del manual de procedimiento representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales y es importante para la organización ya que el personal y cada miembro perteneciente deben estar informado y actualizado en los cambios generados, de las actividades a realizar de esta manera garantizando que el sistema operativo este en constante flujo.

      Mantenimiento del manual de organización de la unidad de Archivo.

El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización. Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones. Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores.

En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector público; departamentos, secciones  y divisiones para el sector privado. El manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales de cada una de ellas. Esta manera de describir un puesto es poco frecuente  además presenta el inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso. Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia, así se sabe cual unidad es subalterna a otra. Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general.

Algunas recomendaciones para estos manuales  son:

• Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

• La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento.

• En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno de la organización.

• Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto
negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus
funciones y además se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa;
contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia, no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte imposible describirlas.   

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