Escuela de Bibliotecología y Archivología - Universidad Central de Venezuela

jueves, 9 de junio de 2011

UNIDAD IV GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL



Definición de gestión documental.



La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o se reciben en la s distintas unidades hasta el momento que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la universidad (Universidad de Málaga. Archivo General 2006).



Por otro lado según Fernández Gil Paloma (1999), comenta que la Gestión Documental pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción



Entones podemos decir que la Gestión Documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio y el orden original y el principio de procedencia. 



Objetivos de la gestión documental.



  • Controlar el uso y la circulación de los documentos.
  • El diseño normalizado de los documentos. 
  • Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
  • Simplificar los procedimientos.
  • La conservación y la instalación de los documentos a bajo costo en los archivos intermedios.
  • Organizar, clasificar, ordenar y describir los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
  • Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
  • Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
  • Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
  • Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
  • Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.



Características de la gestión documental.



  • Gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta su transferencia y atención en los archivos históricos.
  • Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
  • Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.
  • Gestión de la información en formato nativo.
  • Control de acceso a la información.
  • Seguridad ante la posible pérdida de documentación.







Características de los procesos de gestión documental en los sistemas de Archivo.



Los procesos del Sistema de gestión documental se integran en el Mapa de procesos de la organización. El objetivo de la definición de los procesos es establecer las diferentes funciones y actividades que se incluyen en las tareas archivísticas y dar las pautas para una correcta actuación archivística tanto por los técnicos y administrativos del propio departamento como por parte del personal que trata con documentos.

Los procesos propios del Sistema de gestión documental son:

  • El proceso para la actualización y mantenimiento del Cuadro de clasificación y descripción.
  • El proceso para la identificación, clasificación, descripción e instalación de documentos.
  • El proceso de transferencia documental.
  • El proceso de comunicación documental préstamo, consulta y copia de documentos.
  • El proceso para la preservación y conservación de documentos.
  • El proceso para la implantación y mantenimiento del Sistema de gestión documental en las Unidades orgánicas.



Subsistema de gestión documental

El subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos. Cuenta con:

  • La accesibilidad permanente de la información.
  • La disponibilidad y actualización de la información.
  • La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
  • La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los
    documentos.
  • La facilidad de recuperación de la información.


Por otro lado la base legal establece que toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el cual estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. Para su administración toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Señala las funciones del SIGA, las condiciones del personal a su cargo, la normalización de la producción y administración documental, los fondos documentales acumulados y determina que el Archivo de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.

Se puede decir que el subsistema de gestión documental establece criterios de control, que permitan crear responsabilidades dentro de los procesos de la gestión administrativa, precisando y definiendo las operaciones fundamentales de la gestión, identificando y vinculando de forma automática al Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).





Programa de Gestión Documental (PGD)



El Programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.



Objetivos de Implantación de un Programa de Gestión Documental (PGD)



Con este programa se pretenden alcanzar son los siguientes objetivos: 

·         Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

·         Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización  de modelos y formatos para la producción documental.

·         Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

·         Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

·         Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

·         Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación  de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación  de la información y disposición final de los documentos.

·         Facilitar la recuperación  de la información en forma rápida y oportuna.

·         Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.



Importancia de la gestión documental



Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más parida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.



La gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones públicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las operaciones archivísticas, sino también al facilitar la difusión de los fondos archivísticos a sus usuarios directos. Un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización, estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las operaciones archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, en líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización.


Subsistema de gestión administrativa



Según el Sistema de Gestión Administrativa (SIGA) es un sistema funcional y operativo por unidades administrativas especializadas, que forman parte integral de los órganos y entes públicos. Cumple con los siguientes objetivos:



  • Primero simplificar los trámites administrativos que realizan los organismos, logrando facilitar a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes y servicios, por medio de la incorporación de procesos de gestión que agilicen de manera eficaz y eficiente, la dirección administrativa de las asignaciones presupuestarias.
  • Y otro objetivo fundamental es la ejecución de unidades de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la gestión administrativa, logrando precisar e identificar sus acciones y operaciones fundamentales de la gestión, de manera que se integra automáticamente al SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas).



Funciones básicas en la gestión de las organizaciones: planificación, organización, dirección y control.



Ponjuán, Gloria (1998) identifica las funciones básicas de la gestión como:

La Planificación: Es el proceso de establecer objetivos con el fin de alcanzar determinados resultados e identificar las acciones necesarias para alcanzarlos. Ello contempla un conjunto de decisiones o una selección de alternativas para el logro de tales resultados; especificando además, cuándo y cómo puede lograrse y quienes asumirán su consecución.


La Organización: Es el proceso de dividir el trabajo a realizar y coordinar el logro de resultados que tienen un propósito común, el acto de combinar
habilidades, posibilidades técnicas, experiencias, recursos y todos los
elementos que podrían convertirse en resultados.



La Dirección: También designada como Mando, es el proceso de conducir y coordinar los esfuerzos laborales de las personas que integran una organización, ayudándolos a desarrollar tareas relevantes dentro de ella. Es la función mediante la cual se ponen en marcha las actividades programadas. Comprende el compromiso de alcanzar un objetivo mediante el liderazgo de un grupo, ejerciendo una influencia notable en las personas a fin de que trabajen, voluntaria y entusiastamente, para el logro de las metas colectivas de equipos y de la organización en su conjunto.


El Control: Es el proceso de supervisar las actividades y resultados,
comparándolos con los objetivos y tomando las acciones correctivas, si son necesarias. Para ello se compara el desempeño con metas y planes, se muestran las desviaciones y al emprender medidas para corregir las desviaciones, se ayuda a asegurar el logro de los planes.


De igual manera el autor Gómez Rondón, Francisco (1988), explica en su libro que Fayol llegó a la conclusión de que la buena administración debía basarse en elementos fundamentales, como lo son los siguientes:




a. Planificación

b. Organización

c. Dirección

d. Control.


La Gerencia debe procurar, por todos los medios a su alcance, hacer que se cumplan cada uno de tales elementos básicos, a fin de que la gestión
administrativa resulte eficiente, funcional y dinámica. Y analizó cada uno de estos así:


a. La Planificación: Debe obedecer a un plan de acción, previamente concebido, que ha de realizarse en forma sistemática y escalonada hasta alcanzar los objetivos de la organización. Servirá a todo el personal, como marco de referencia de sus actuaciones, como línea de comportamiento y de conducta a seguir en cada etapa. La falta de planificación desorienta al personal, por no contar con la debida coordinación; lo cual redunda en pérdida de esfuerzos, de tiempo y dinero.


b. La Organización: Organizar una empresa es hacer acopio de todos los recursos que necesita, tanto materiales, como humanos y ponerlos a funcionar armoniosamente; con señalamiento de sus inter-dependencias, tanto de las partes entre sí, como entre ellos y la empresa misma, considerado como el todo; indicando además, con toda claridad las leyes que la rigen.


c. La Dirección: El tercer elemento es la Dirección, que viene a ser la que
permite hacer funcionar a toda organización como es debido. Consiste en sacarle el mejor provecho a todos los recursos con que cuenta la empresa, misión que se distribuya entre todos los ejecutivos, a cada uno la parte que le corresponde dentro de su área de responsabilidades.



d. El Control: Tiene el propósito de detectar las eventuales desviaciones, a fin de efectuar los ajustes pertinentes a tiempo, a la vez de conocer los posibles errores cometidos, para tomar las medidas apropiadas y evitar que se repitan. Es tal la importancia de este elemento que su objetivo principal, es lograr que los sistemas-empresa operen en su mejor forma y según lo programado.



Establecimiento de políticas y normas.



Un Manual de políticas y normativas es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.



Objetivo del Manual de Políticas:

  • Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
  • Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
  • Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
  • Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
  • Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
  • Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.



Ventajas de los manuales de Políticas:

  • Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.
  • Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.
  • Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.
  • Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
  • Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
  • El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.



Tipos de Manuales de Políticas:

  • Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

  • Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

Consideramos de gran importancia que una unidad de información, empresa u organización cuente con un manual de políticas  y normativas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad así como un mejor funcionamiento de la misma. También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

  1. Agilizar el proceso de toma de decisiones
  2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
  3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
  4. Además, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.







Asignación de responsabilidades y autoridades.



Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de éstos.

El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad.

Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la operación. Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.

Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas.

También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales.

Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la Dirección.





Establecimiento y promulgación de procedimientos.



Implementar mecanismos de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la gestión administrativa, definiendo las operaciones fundamentales de los procesos relacionados con la gestión, identificando sus acciones e integrándolas en forma automática al Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

Simplificar los trámites administrativos que requieren realizar los organismos ordenadores de compromisos y pagos para el logro de sus objetivos institucionales, facilitando a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes, servicios y obras mediante la revisión e incorporación de elementos de racionalidad para asegurar una gestión ágil, oportuna y eficiente, en el manejo de las asignaciones presupuestarias.



Diseño, implementación y administración de sistemas especializados para la gestión de documentos. Integración en los sistemas y procesos de actividades.



Codina (1993) nos dice que:

"Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos."



El proceso de Gestión Documental debe ir de la mano con sistemas automatizados de organización de los documentos, tomando en cuenta que desde la misma unidad de información se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental. Las unidades de información (públicas o privadas) deben elaborar programas de gestión de documentos, cada unidad debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos. (PGD)

La idea de implementar un programa de gestión de documentos, es necesario ya que es la manera de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización. Es por ello que los SGD que se empleen para la gestión documental deberían incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

Un SGD debe ser diseñado de modo que los documentos permanezcan accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo el período de conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema.

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. La utilización de un SGD reduce la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Asimismo, documentos de gran valor para la organización se pueden custodiar, garantizando su perfecto estado de conservación, mientras que para el uso diario, de dispone de una réplica electrónica.

Un SGD, por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación y autentificación.

Se puede decir, por tanto, que un SGD es un:



"Sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos y, por lo tanto, sirve para explotar el conocimiento que contienen los documentos con el fin de ponerlo al alcance de los usuarios del sistema"

(Codina, 1994).

Los SGD se utilizan en el seno de organizaciones públicas o privadas, con el objetivo de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos que soportan sus negocios o actividades. Entre los posibles beneficios que se pueden obtener mediante esta automatización de la gestión documental podrían considerarse los siguientes:

  1. El aprovechamiento del capital intelectual de la organización, ya que el conocimiento se crea una sola vez y es reutilizado muchas veces.
  2. La gestión del flujo de trabajo, mediante el control del flujo de información a través de todas las fases de un proceso de trabajo.
  3. Se favorece un trabajo en equipo más efectivo acelerando actividades críticas para la organización (por ejemplo, las ventas).
  4. Al disponer de la documentación de forma inmediata, se puede mejorar el proceso de producción (si existe) y el servicio al cliente.
  5. Permite una rápida respuesta a eventos o imprevistos que puedan surgir.



Un SGD es sistema informático que, por tanto, está compuesto de unos elementos físicos (el hardware) que constituyen la infraestructura del sistema y otros lógicos (el software) que proveen los servicios necesarios para gestionar un documento en una organización desde su «nacimiento» hasta su «muerte».



Recursos humanos, materiales, financieros e informativos necesarios para el logro de las metas propuestas.



Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende.

Recursos Humanos: Muchos autores mencionan que el conjunto de empleados y colaboradores de una organización conforman los recursos humanos de la misma, y con ese mismo nombre, identifican al departamento o persona que está encargada de seleccionar, contratar, formar y retener a los trabajadores de una empresa. Los esfuerzos de los empleados tienen que estar alineados con la estrategia de la organización, es por ello que recursos humanos busca utilizar de la mejor manera posible a los empleados bajo criterios de coste, un buen clima de trabajo (compañerismo) y el desarrollo del potencial humano de cada trabajador. La intención es que el empleado se sienta satisfecho con su trabajo y que se brinde para alcanzar las metas de la empresa.

Recursos Materiales: Son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo, por lo tanto son aquellos bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios en cuestión. Entre ellos se encuentran las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno.

Estos resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta antieconómica; de ahí que la administración de recursos materiales haya cobrado tanta importancia actualmente.

La administración de recursos materiales consiste en:

Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

Recursos Financieros: Son los medios materiales o inmateriales que permiten satisfacer ciertas necesidades dentro del proceso productivo o la actividad en una organización. Estos recursos, por lo tanto, son necesarios para el desarrollo de las operaciones económicas, comerciales o industriales. Acceder a un recurso económico implica una inversión de dinero: lo importante para que la organización sea rentable es que dicha inversión pueda ser recuperada con la utilización o la explotación del recurso.

La administración de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos y egresos). Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto.

Para estar en condiciones de evitar fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al área financiera realizar los registros contables necesarios. Estos registros contables deben corresponder al presupuesto efectuándose por unidad organizacional.

La administración financiera consiste en:

Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios.

Recursos tecnológicos: La tecnología, por su parte, hace referencia a las teorías y técnicas que posibilitan el aprovechamiento práctico del conocimiento científico. Un recurso tecnológico, por lo tanto, es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).

En la actualidad, los recursos tecnológicos son una parte imprescindible de las empresas o de los hogares. Es que la tecnología se ha convertido en un aliado clave para la realización de todo tipo de tareas.

Una organización que cuenta con computadoras modernas, acceso a internet de alta velocidad, redes informáticas internas, teléfonos inteligentes y equipos multifunción estará en condiciones de competir con éxito en el mercado, más allá de las características propias de sus productos o servicios.

Los recursos tecnológicos ayudan a desarrollar las operaciones cotidianas  de la organización, desde la producción hasta la comercialización.

El éxito de cualquier organización dependerá de la correcta gestión de todos estos recursos. Resulta difícil que una organización funcione si cuenta con grandes recursos materiales pero falla en los recursos humanos o viceversa.

Por lo general, la mejor forma de potenciar los recursos materiales es a través de inversiones que permitan renovarlos y actualizarlos. En el caso de los recursos humanos, en cambio, su gestión es más compleja e implica múltiples variables.

La Administración facilita y modela los sistemas de control que permite medir el desempeño de las Unidades de Información, proporcionando seguridad en los logros de los objetivos propuestos para tal fin.

La utilización de estos recursos, en combinación con la planificación, organización, dirección y control, van unidos y conforman el proceso gerencial de la unidad de información, el cual será cumplido por el personal a cargo del gerente de la información, todos ellos enfocados a lograr los objetivos y cumplir las metas propuestas por la unidad.

La Gerencia de un Sistema de Información para la Administración eficiente capta datos de su punto de origen como sea posible, encauzándolo a las estaciones de procesamiento de datos donde se recolectan, ordenan, calculan y preparan para ser comunicados a los encargados de la toma de decisiones.

Los datos procesados de entrada y salida, de las operaciones de la Organización se comparan con los planes y las normas de funcionamiento establecidas por la administración como son: los presupuestos, listados contables, nóminas, niveles de producción, etc., los cuales están dentro de los planes y objetivos de la unidad de información para la comunicación y transmisión de datos informativos para la toma de decisiones.

Estos lazos de retroalimentación de los canales de información son administrados para la transmisión de datos para el análisis y la toma de decisiones y la retransmisión de las indicaciones de control a los niveles operacionales de la Organización.

La principal función del Sistema de Información para la Administración consiste en proporcionar a los encargados de la toma de decisiones datos oportunos y precisos, que le permita tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones dentro de la organización y poder cumplir las metas establecidas.

Cualquiera que sea el diseño de la Unidad de Información debe de mantener una estructura que bajo una política tecno-administrativa en la Organización decide sobre los equipos necesarios para cada necesidad, manteniendo la infraestructura para la cual se creó inicialmente la Unidad de Información, bajo los parámetros de la Administración, el cual dirige su Sistema de Información.

La Administración como tal se entiende como la selección racional de los procedimientos de acción para hacer que sean óptimas las relaciones recíprocas entre el hombre, los materiales y el dinero junto con el manejo adecuado de la Administración de la Información para la supervivencia y el crecimiento de la Organización.

La Administración de la Información es importante en la Organización, para el manejo responsable de la coordinación de la Información y poder saber a nivel de ésta quien necesita los datos en el momento oportuno. El canalizar la Información exacta oportunamente es una ayuda importante para moldear la Información a los ejecutivos, que no tienen el tiempo necesario para digerir la Información.



Programa de formación para los trabajadores.



Las empresas son equipos de personas trabajando con un fin común, y el éxito o fracaso de la compañía depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable asegurarse que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor.

El Programa de formación de trabajadores es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.
Los procesos llevados a cabo para una correcta formación de trabajadores puede clasificarse en;



La inducción y el entrenamiento en el puesto: Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo; proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición, aún cuando ya cuente con experiencia en el puesto.

Adiestramiento: El adiestramiento  permite auxiliar para que una persona aprenda a desempeñar sus labores involucrándose de situaciones reales.

Capacitación y desarrollo profesional: Se refiere a la educación que recibe una persona con el fin de estimular su efectividad en la posición que desempeña dentro de la compañía. Normalmente la capacitación tiene objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad específica, como por ejemplo: un curso de Excel.

Determinando la efectividad de la capacitación: Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en práctica y la medición de los avances refleja resultados positivos, se puede determinar que tan efectiva fue la capacitación impartida.



Subsistema de gestión de información documental



Es aquella que se encarga de las operaciones y los instrumentos destinados a la captura u obtención de datos, la transformación de los mismos para ser enviados como flujo de información a los componentes del sistema, como proceso de retroalimentación necesaria para realizar sus funciones o transacciones. Es decir, un sistema corporativo de gestión documental y de información cuya finalidad es facilitar el acceso a los recursos bibliográficos y documentales de la misma.


Gloria Ponjuán (1998) define la gestión de la información documental como "el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y fuera de la sociedad a la que sirve. Tiene como elementos básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización".


Agrega que La gestión de información documental, interviene en todos los flujos que tienen lugar en las instituciones y se instrumenta en varias dimensiones, como el ambiente, los procesos, las personas, la tecnología, la infraestructura y los productos o servicios. De esta manera, la gestión se implementa a partir de los sistemas o subsistemas de información que subyacen y articulan otros sistemas como los productivos, administrativos y tecnológicos, entre otros, fundamentales para el funcionamiento de la organización.


Según Artiles (2009), la gestión de información puede entenderse como un ciclo ininterrumpido de seis actividades relacionadas: la identificación de las necesidades de información, la adquisición de información, la organización y almacenamiento de información, el desarrollo de productos y servicios de información, la distribución de información y el uso de la información.




Desde el punto de vista legal (CRBV, Art. 28, 58, 143)



Lo que se expone en los artículos 28, 58 y 143 de la constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, son los derechos del público en relación a la información, a su obtención y al acceso de la misma. En resumen, toda persona tiene derecho a acceder a la información pertinente a sí misma y a la información que sea de interés común. La información es veraz, imparcial y sin censura. Esto afecta directamente a la administración pública, ya que esta está en la obligación de informar al público que lo solicite de manera oportuna y veraz.



Desde el punto de vista técnico



Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas diseñados para catalogar, clasificar y recuperar la información dentro de un ámbito "virtual". Un ejemplo de los sistemas de gestión de información documental, es el sistema de Alejandría que usa la biblioteca central de la UCV, es un catálogo virtual de la colección de la biblioteca. Este sistema es puesto al servicio de los usuarios para facilitar el proceso de recuperación de la información. Allí se encuentra la información necesaria para que el personal de la biblioteca pueda satisfacer la necesidad de información del usuario, información básica como el titulo del documento, el autor, la cota, el ISBN en el caso de los libros, etc.



Sistema Nacional de Información (SNI)



"Un sistema de información (SI) es un conjunto de componentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e información y para disponer de un mecanismo de retroalimentación útil en el cumplimiento de un objetivo".

Partiendo de este concepto, si lo llevamos a nivel nacional podemos decir que los "sub-sistemas" que están dentro de este sistema nacional  es  Sistema Nacional de Archivo el cual  el Archivo General de la nación  define como "un modelo establecido con la finalidad de integrar los archivo del Poder Público Nacional, Consejos Comunales y archivos de las instituciones privadas, a fin de establecer políticas, lineamientos y normas que contribuyan con sus recursos aún objetivo común: organización, coordinación e inspección de programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental, induciendo así a la integración operativa de las mismas dentro de un marco general, coherente y homogéneo".

Legalmente tenemos que  la Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial No. 38.146 de fecha 25 de marzo de 2009, en su  artículo 145 nos dice:

"En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo".

Otro "subsistema"  del SNI, sería el Sistema de Bibliotecas Públicas el cual "está integrado por 727 Servicios Bibliotecarios, organizado en 24 Redes Estadales Públicas (una red por estado), de las cuales 4 se han constituido en Institutos Autónomos de Bibliotecas Públicas e información estadales (Mérida, Nueva Esparta, Miranda y Lara). Las otras redes funcionan como dependencias adscritas a las Secretarías de Cultura o Educación de las Gobernaciones de los Estados.

El Sistema comprende bibliotecas de distinta estructura organizativa, diferentes dimensiones y modalidades, que van desde la Biblioteca Pública Central, la cual constituye la entidad más compleja y completa de las existentes, las Bibliotecas Públicas nivel 1 y 2, Salones de Lectura, Puntos de Préstamo y los Servicios Móviles (Bibliobuses y Bibliolanchas).



Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información.



Las unidades de información son sistemas, porque está conformada por una serie de elementos que se relacionan entre sí e interactúan efectivamente con el entorno, convirtiéndose en un proceso de retroalimentación con una entrada y salida, es decir importando materia prima = información del medio y exportando a ese medio la información transformada y/o convertida en conocimiento, el cual podría decirse también que es la nueva materia prima que entra, pasa por una series de proceso depurativos y sale de nuevo como información – conocimiento; por ello se habla que la unidad de información, es un sistema de complejidad variable y dinámico abierto, con objetivos y metas que permite la interacción y adaptación del medio ambiente, consiguiendo la transformación de la información de un orden inferior (dato) a un orden superior (conocimiento), información utilizable de manera inmediata en la toma de decisiones.

Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.

Los archivos administrativos y los archivos intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información; por tal motivo los archivos son parte del sistema de información, ya que en ellos se manipula información a través de los documentos que se generan, pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos : clasificación, ordenación y descripción; y transmisión de información disponible a los usuarios.

 El sistema de los archivos administrativos se encargar de recibir los documentos generados por la institución, y de ordenar los mismos según su dependencia o unidad administrativa, por ende hay un constante flujo de información, que se halla accesible para el personal o usuarios, hay que destacar también que la información que se manipula es de carácter vigente por un lapso de tiempo, dependiendo del documento, es transferido a otros archivos como el intermedio.


El archivo intermedio también realiza una serie de procedimientos sistemáticos. Ellos conservan por un periodo de tiempo los documentos de carácter no tan actualizados o cuyo valor de gestión es casi nulo, y que son esporádicamente consultados por el personal y usuarios.





La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones.



La gestión documental en las organizaciones, pretende el tratamiento integral, consistente y fiable de los documentos y la información que se genera en las transacciones y procesos de negocio. Tomando en cuenta los aspectos estratégicos, metodológicos y tecnológicos sobre la cuestión y su creciente importancia en los planes estratégicos de las grandes organizaciones, tanto públicas como privadas.


Para que una organización pueda realizar una gestión eficiente de sus recursos y documentos debe definir primero los requisitos y luego elegir las herramientas más adecuadas. Una solución presentada fue la tramitación electrónica, que facilita la captura de información procedente de distintas fuentes, la gestión de documentos y expedientes, la automatización de procesos y la gestión de procesos.


Heredia, Responsable de Proyectos del Centro de Soluciones ECM de Indra, insistió en que la gestión documental es una función clave que debe estar "alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos". También destaco que la gestión documental en la toma de decisiones de las organizaciones no debe estar conducida por tecnologías o fabricantes concretos, e insistió en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de
información relacionados.



El profesional de la información frente a estos retos.



Actualmente, la función del Profesional de Información no es sólo ser el conservador que centra gran parte de su atención a ser el depositario del conocimiento, como lo fue tradicionalmente por mucho tiempo, ahora debe gestionar la información apoyado por herramientas ya sea manuales, intelectuales o tecnológicas para lograr satisfacer las necesidades informativas de la comunidad de usuarios a la cual sirve. Debe estar en capacidad de ser el gestor de liderazgo en cuanto a posibilitar el acceso al conocimiento universalmente disponible a toda su comunidad de usuarios ya sea organizacional o de carácter público, en donde la toma de decisiones, elaboración de proyectos, estudio de necesidades de información, creación de nuevos servicios de información, son algunas de las características primordiales de los que llevan la batuta en el manejo y disponibilidad de la información. Tomar decisiones es una tarea que el profesional de la información debe saber llevar a cabo, de manera sistemática o no, para poder cumplir con las metas u objetivos que se planteen dentro de la unidad de información u organización donde labore, para así posibilitar el acceso a la información.

Referencias Bibliográficas


Artiles Visbal SM. La gestión documental, de información y el conocimiento     en la empresa. El caso de Cuba. Acimed. 2009.

Casas, A. Griffin, A. Millar, L. [et. al]. (2003). Gestión de documentos del sector público desde una perspectiva archivística II. Montevideo: Universidad de la República.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta oficial
Extraordinaria N°5453, Caracas, Marzo 24 de 2000.

Corredor, Juan 2006 La Gestión Documental. [En línea] disponible en
archivólogo.blogcindario.com. Consultado el 07/05/2011 a las 10:05:45 am

GOMEZ RONDON, Francisco. (1988). Sistemas y procedimientos administrativos. Ediciones Fragor. Venezuela.

Ley Federal del Trabajo. (2006). Capítulo III Capacitación y adiestramiento de los trabajadores, art 153-A.México.

Martínez González, Cristina. (2006). El manual de Políticas. [Documento en línea]. Disponible:http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml

Ponjuán Dante G. Gestión de la información en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. Santiago de Chile: CECAPI. Universidad de Chile. 1998.

Sant Boi de Llobregat, junio 2008. Capacitación de Archivos de documentación. Barcelona-España.
Sistema Nacional De Archivos BOGOTÁ, D. C., - COLOMBIA 2003

Stair, Ralph. (1999), Principios de sistema de información: Enfoque administrativo. (4ª edición). México: International Thomson Editores

Vásquez, Manuel. Manual de Selección Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de la Republica de Colombia, 1992. 

Fuentes en Línea

*      Archivos Administrativos e Intermedios. Sistemas de información. En línea: http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/sistemas-de-informacion.html [consultada 13-04-2011, hora 05:10 pm]
*      Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de archivo [En línea]. Disponible en: http://www.agn.gob.ve/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=57

*      Biblioteca Nacional de Venezuela. Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas. [En línea]. Disponible en: http. Consultado: 28/04/2011. 4:00 pm

*      CODINA, Lluis (1994):«Sistemas de gestión documentales: estado del arte y estrategias de utilización», Binarv, jurio 1994, 114-119. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID9797220237A.PDF

*      Definición. De. Sistema de Información. En línea: http://definicion.de/sistema-de-informacion/ [consultada 13-04-2011, hora: 04:20 pm]
*      El profesional de la información y su papel en la sociedad del conocimiento. [En Línea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/29/infodocu.htm [Consultado el 07/05/2011 a las 10:20:50 a.m.].

*      El profesional de la información: Revista Internacional científica y profesional, ISSN: 1386 6710, disponible en: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html [Consultado el domingo 1 de mayo de 2011]

*      Fernández Gil, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales. Granada: CEMCI, 1999. (http://www.cemci.org/archivos.pdf).

*      La web de los Recursos Humanos y el empleo. (2006). ¿Cómo elaborar un plan y programa de capacitación de empleados? [En línea] Disponible en: http://www.rrhh-web.com/capacitacion2.html   28/04/11 hora: 12:42pm

*      Mejía, M., Cañón, J., Barrera, A., Melo, A., Parada, H. y Triana, J. (2005). Guía para la implementación de un programa de gestión documental. [Documento en línea]. Archivo General de la Nación, Sistema Nacional de Archivos Bogotá. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2037.  [Consultado: 01/05/11, 2:00pm]   

*      Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas. [En línea] disponible:
http://www.promafe.mf.gov.ve/?q=node/50. (Consultado 30/05/2011 a las 11:45 p.m)
*     
Presidencia de la República de Ecuador. Sistema Nacional de Información. En línea: http://www.sni.gob.ec/index.php?option=com_content&view=frontpage&Itemid=1 [consultada 13-04-2011, hora: 04:00 pm]

*      Universidad de Málaga. Archivo General. (2006). [Página Web en Línea]. Disponible en: http://www.uma.es/archgeneral/4.htm. 




*      [Documento en línea]. Disponible: http://www.sigen.gov.ar/documentacion/ngci16.asp

*      http://definicion.de/recursos-humanos/ [consultado el domingo 1 de mayo de 2011]

8 comentarios:

  1. Subsistema de Gestión Administrativa
    Según el Sistema de Gestión Administrativa (SIGA) es un sistema funcional y operativo por unidades administrativas especializadas, que forman parte integral de los órganos y entes públicos.
    Y cumple con unos objetivos específicos:
    • Primero simplificar los trámites administrativos que realizan los organismos, logrando facilitar a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes y servicios, por medio de la incorporación de procesos de gestión que agilicen de manera eficaz y eficiente, la dirección administrativa de las asignaciones presupuestarias.
    • Y otro objetivo fundamental es la ejecución de unidades de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la gestión administrativa, logrando precisar e identificar sus acciones y operaciones fundamentales de la gestión, de manera que se integra automáticamente al SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas).

    Funciones Básicas en Gestión de las Organizaciones: Planificación, Organización, Dirección y Control
    Ponjuán, Gloria (1998) identifica las funciones básicas de la gestión como:
    La Planificación: Es el proceso de establecer objetivos con el fin de alcanzar determinados resultados e identificar las acciones necesarias para alcanzarlos. Ello contempla un conjunto de decisiones o una selección de alternativas para el logro de tales resultados; especificando además, cuándo y cómo puede lograrse y quienes asumirán su consecución.
    La Organización: Es el proceso de dividir el trabajo a realizar y coordinar el logro de resultados que tienen un propósito común, el acto de combinar habilidades, posibilidades técnicas, experiencias, recursos y todos los elementos que podrían convertirse en resultados.
    La Dirección: También designada como Mando, es el proceso de conducir y coordinar los esfuerzos laborales de las personas que integran una organización, ayudándolos a desarrollar tareas relevantes dentro de ella. Es la función mediante la cual se ponen en marcha las actividades programadas. Comprende el compromiso de alcanzar un objetivo mediante el liderazgo de un grupo, ejerciendo una influencia notable en las personas a fin de que trabajen, voluntaria y entusiastamente, para el logro de las metas colectivas de equipos y de la organización en su conjunto.
    El Control: Es el proceso de supervisar las actividades y resultados, comparándolos con los objetivos y tomando las acciones correctivas, si son necesarias. Para ello se compara el desempeño con metas y planes, se muestran las desviaciones y al emprender medidas para corregir las desviaciones, se ayuda a asegurar el logro de los planes.
    Fuente:
    GOMEZ RONDON, Francisco. (1988). Sistemas y procedimientos administrativos. Ediciones Fragor. Venezuela.
    Fuente Electrónica:
    http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/gestion-documental-se-entiende-por.html
    Consulta: 30.03.2011 a las 11:53 a.m.
    http://eumed.net/libros/2010c/758/Las%20funciones%20basicas%20de%20la%20gestion.htm
    Consulta: 30.03.2011 a las 12:00 p.m.
    Andreina Troconis
    C.I. V-12.093.133
    Grupo 6

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  2. LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS COMO COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN


    Las unidades de información son sistemas, porque está conformada por una serie de elementos que se relacionan entre sí e interactúan efectivamente con el entorno, convirtiéndose en un proceso de retroalimentación con una entrada y salida, es decir importando materia prima = información del medio y exportando a ese medio la información transformada y/o convertida en conocimiento, el cual podría decirse también que es la nueva materia prima que entra, pasa por una series de proceso depurativos y sale de nuevo como información – conocimiento; por ello se habla que la unidad de información, es un sistema de complejidad variable y dinámico abierto, con objetivos y metas que permite la interacción y adaptación del medio ambiente, consiguiendo la transformación de la información de un orden inferior (dato) a un orden superior (conocimiento), información utilizable de manera inmediata en la toma de decisiones.

    Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.

    Los archivos administrativos y los archivos intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información; por tal motivo los archivos son parte del sistema de información, ya que en ellos se manipula información a través de los documentos que se generan, pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos : clasificación, ordenación y descripción; y transmisión de información disponible a los usuarios.

    El sistema de los archivos administrativos se encargar de recibir los documentos generados por la institución, y de ordenar los mismos según su dependencia o unidad administrativa, por ende hay un constante flujo de información,que se halla accesible para el personal o usuarios, hay que destacar también que la información que se manipula es de carácter vigente por un lapso de tiempo, dependiendo del documento, es transferido a otros archivos como el intermedio.

    El archivo intermedio también realiza una serie de procedimientos sistemáticos. Ellos conservan por un periodo de tiempo los documentos de carácter no tan actualizados o cuyo valor de gestión es casi nulo, y que son esporádicamente consultados por el personal y usuarios.



    Fuentes consultadas:

    Presidencia de la República de Ecuador. Sistema Nacional de Información. En línea: http://www.sni.gob.ec/index.php?option=com_content&view=frontpage&Itemid=1 [consultada 13-04-2011, hora: 04:00 pm]

    Definición. De. Sistema de Información. En línea: http://definicion.de/sistema-de-informacion/ [consultada 13-04-2011, hora: 04:20 pm]

    Archivos Administrativos e Intermedios. Sistemas de información. En línea: http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/sistemas-de-informacion.html [consultada 13-04-2011, hora 05:10 pm]

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  3. Subsistema de Gestión Administrativa
    Según el Sistema de Gestión Administrativa (SIGA) es un sistema funcional y operativo por unidades administrativas especializadas, que forman parte integral de los órganos y entes públicos.
    Y cumple con unos objetivos específicos:
    • Primero simplificar los trámites administrativos que realizan los organismos, logrando facilitar a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes y servicios, por medio de la incorporación de procesos de gestión que agilicen de manera eficaz y eficiente, la dirección administrativa de las asignaciones presupuestarias.
    • Y otro objetivo fundamental es la ejecución de unidades de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la gestión administrativa, logrando precisar e identificar sus acciones y operaciones fundamentales de la gestión, de manera que se integra automáticamente al SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas).

    Funciones Básicas en Gestión de las Organizaciones: Planificación, Organización, Dirección y Control
    Ponjuán, Gloria (1998) identifica las funciones básicas de la gestión como:
    La Planificación: Es el proceso de establecer objetivos con el fin de alcanzar determinados resultados e identificar las acciones necesarias para alcanzarlos. Ello contempla un conjunto de decisiones o una selección de alternativas para el logro de tales resultados; especificando además, cuándo y cómo puede lograrse y quienes asumirán su consecución.
    La Organización: Es el proceso de dividir el trabajo a realizar y coordinar el logro de resultados que tienen un propósito común, el acto de combinar habilidades, posibilidades técnicas, experiencias, recursos y todos los elementos que podrían convertirse en resultados.
    La Dirección: También designada como Mando, es el proceso de conducir y coordinar los esfuerzos laborales de las personas que integran una organización, ayudándolos a desarrollar tareas relevantes dentro de ella. Es la función mediante la cual se ponen en marcha las actividades programadas. Comprende el compromiso de alcanzar un objetivo mediante el liderazgo de un grupo, ejerciendo una influencia notable en las personas a fin de que trabajen, voluntaria y entusiastamente, para el logro de las metas colectivas de equipos y de la organización en su conjunto.
    El Control: Es el proceso de supervisar las actividades y resultados, comparándolos con los objetivos y tomando las acciones correctivas, si son necesarias. Para ello se compara el desempeño con metas y planes, se muestran las desviaciones y al emprender medidas para corregir las desviaciones, se ayuda a asegurar el logro de los planes.
    Fuente:
    GOMEZ RONDON, Francisco. (1988). Sistemas y procedimientos administrativos. Ediciones Fragor. Venezuela.
    Fuente Electrónica:
    http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/gestion-documental-se-entiende-por.html
    Consulta: 30.03.2011 a las 11:53 a.m.
    http://eumed.net/libros/2010c/758/Las%20funciones%20basicas%20de%20la%20gestion.htm
    Consulta: 30.03.2011 a las 12:00 p.m.
    Andreina Troconis
    C.I. V-12.093.133
    Grupo 6

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  4. Sistema Nacional de Información (SNI).
    "Un sistema de información (SI) es un conjunto de componentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e información y para disponer de un mecanismo de retroalimentación útil en el cumplimiento de un objetivo".
    Partiendo de este concepto, si lo llevamos a nivel nacional podemos decir que los "sub-sistemas" que están dentro de este sistema nacional es Sistema Nacional de Archivo el cual el Archivo General de la nación define como "un modelo establecido con la finalidad de integrar los archivo del Poder Público Nacional, Consejos Comunales y archivos de las instituciones privadas, a fin de establecer políticas, lineamientos y normas que contribuyan con sus recursos aún objetivo común: organización, coordinación e inspección de programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental, induciendo así a la integración operativa de las mismas dentro de un marco general, coherente y homogéneo".
    Legalmente tenemos que la Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial No. 38.146 de fecha 25 de marzo de 2009, en su artículo 145 nos dice:
    "En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo".
    Otro "subsistema" del SNI, sería el Sistema de Bibliotecas Públicas el cual "está integrado por 727 Servicios Bibliotecarios, organizado en 24 Redes Estadales Públicas (una red por estado), de las cuales 4 se han constituido en Institutos Autónomos de Bibliotecas Públicas e información estadales (Mérida, Nueva Esparta, Miranda y Lara). Las otras redes funcionan como dependencias adscritas a las Secretarías de Cultura o Educación de las Gobernaciones de los Estados.
    El Sistema comprende bibliotecas de distinta estructura organizativa, diferentes dimensiones y modalidades, que van desde la Biblioteca Pública Central, la cual constituye la entidad más compleja y completa de las existentes, las Bibliotecas Públicas nivel 1 y 2, Salones de Lectura, Puntos de Préstamo y los Servicios Móviles (Bibliobuses y Bibliolanchas).

    Referencias Bibliográficas:

    Stair, Ralph. (1999), Principios de sistema de información: Enfoque administrativo. (4ª edición). México: International Thomson Editores

    Biblioteca Nacional de Venezuela. Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas. [En línea]. Disponible en: http://www.bnv.gob.ve/contenido_bibliotecas.php?sw=3. Consultado: 28/04/2011. 4:00 pm

    Archivo General de la Nación. Sistema Nacional dearchivo [En línea]. Disponible en: http://www.agn.gob.ve/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=57

    Nairet Vergara Forsyth.

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  5. Establecimiento de políticas y normas.

    Un Manual de políticas y normativas es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

    Objetivo del Manual de Políticas: * Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

    * Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. * Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. * Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. * Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

    * Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

    Importancia de Manual de Políticas:

    Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

    También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

    Ventajas de los manuales de Políticas:

    * Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

    * Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos. * Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

    * Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. * Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. * El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

    Tipos de Manuales de Políticas:

    * Manuales Generales de Políticas:

    Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

    * Manuales específicos de Políticas:

    Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular. Considero de gran importancia que una unidad de información, empresa u organización cuente con un manual de políticas y normativas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad así como un mejor funcionamiento de la misma. También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

    Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

    a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

    b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

    c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

    Además, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.

    Bibliografía

    Cristina Martínez González. (2006). El manual de Políticas. [Documento en línea]. Disponible: http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml

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  7. Establecimiento de políticas y normas.

    Un Manual de políticas y normativas es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

    Objetivo del Manual de Políticas: * Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

    * Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. * Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. * Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. * Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

    * Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

    Importancia de Manual de Políticas:

    Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

    También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

    Ventajas de los manuales de Políticas:

    * Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

    * Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos. * Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

    * Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. * Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. * El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

    Tipos de Manuales de Políticas:

    * Manuales Generales de Políticas:

    Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

    * Manuales específicos de Políticas:

    Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular. Considero de gran importancia que una unidad de información, empresa u organización cuente con un manual de políticas y normativas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad así como un mejor funcionamiento de la misma. También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

    Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

    a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

    b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

    c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

    Además, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.

    Bibliografía

    Cristina Martínez González. (2006). El manual de Políticas. [Documento en línea]. Disponible: http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml

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  8. (Continuación)

    Asignación de responsabilidades y autoridades

    Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de éstos.


    El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad.


    Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la operación. Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.


    Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas.

    También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organización. Es esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales.


    Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la Dirección.



    Bibliografía

    [Documento en línea]. Disponible: http://www.sigen.gov.ar/documentacion/ngci16.asp
    Génesis Torres

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