UNIDAD I DOCUMENTOS Y DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTO

1.    Definición de Documento

Dese su concepto más general, desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.

a.- Documento. (Del lat. documentum).

1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos.

2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

3. m. Instrucción que se da a alguien en cualquier materia, y particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.

b.- Definición de Documento:

*Es el producto o resultado de cualquier actividad humana fijado materialmente en un soporte.
*Intención de transmitir una información, comunicar un hecho o experiencia o conservar un conocimiento
*Latín docere: pequeña enseñanza

c.- Documento. Definición

García Ruipérez, (2008), cita al autor T. Schellenberg que define al documento como"… todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información."

García Ruipérez, (2008), cita al autor Liberalli Bellotto que ofrece otra definición del documento como "…un instrumento que contiene un texto que es el resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades."

Normas Internacionales Generales de Descripción Archivística, ISAD(G) (2000), indica que el documento se encuentra representado por "Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.”

Arévalo Jordán, (2003), describe en términos generales que el documento  "…significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que se puede servir para suministrar o conservar la información."

d.- Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

e.- Documento: (Lat. documéntum, de docere.) // Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia. // Escrito que sirve para justificar o acreditar algo; tal como un título profesional, una escritura notarial, un oficio o un contrato. // Instrucción, o enseñanza de una materia.

Consejo o enseñanza sobre comportamiento.

Desde el Marco Legal Venezolano

En el Reglamento Orgánico de los Archivos del Ministerio de la Secretaría de la Presidencia, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.301 Extraordinario de fecha 29/01/1999, en el artículo 2º, establece la definición de documento como"… Toda información registrada, cualquiera sea su forma, ya sea gráfica (manuscrita o impresa), iconográfica (retratos, dibujos, grabados, estampas, fotografías) plástica (sello, moneda, medallas) ofónica (discos, cintas), en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos."

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Según Manuel Vásquez lo define como: un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir información útil para el trámite.

Fuster Ruiz, (1999) Este autor es el que mejor describe que es un documento de archivo, "…toda expresión testimonial en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grafica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión grafica, sonora, en imagen o electrónica, generalmente en ejemplar único."

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal."

Caracteres Externos de los Documentos

Arévalo Jordán (2003):

"Consiste en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del documento como su color, tamaño, grosor, etc., son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el documento agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que realiza y nos dan pautas aproximada de su contenido."

Tipos: Número y disposición de los elemento informativos. (Tipologías documentales: principales personales, financieras, gubernamentales, judiciales. Comunes oficios, memorándum, circulares, minutas, actas)

Clases: Es el medio por el que se transmite el lenguaje. Medio que se adopta para fijar o transmitir la información.

• Escritura: Documento textual
• Dibujo: Documento gráfico
• Imagen y Sonido: Documento audiovisual
• Maquina: Documento informativo

Formato: Con que se presenta la materia y la inserción en ella de la escritura.

(Tamaño del papel "carta, oficio, extra oficio", o si forma cuadernillos o libros, carpetas o fólderes).

Cantidad: Número de unidades (documentos, volúmenes, legados) y el espacio que ocupan los documentos en metros lineales, grosor (gramaje), Nº piezas.

Forma o tradición documental: Relación del documento con el hecho documentado: originales, copias, fotocopias, microfilmados, mecanografiados, digitalizados, entre otros.

Soporte: Identifica el material en el cual se encuentra plasmada la información se encuentra estrechamente vinculado con el formato, entre ellos podemos mencionar: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soporte fotográfico (films, fotografías, micro formas, microfilms), soporte magnético (cintas de videos, cintas de casette, diskettes), soporte ópticos (CD, DVD, Disco duros portátil, PD.)

Caracteres Internos de los Documentos
Gumaro Damián (2008):

"Son aquellos que conforman el contenido informativo del documento y que dan noticias de su producción y procedencia: la unidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción, y el contenido sustantivo. Es en ellos donde se sustenta la naturaleza archivística del documento."

Entidad o Unidad Productora: Persona física o jurídica que origina, firma o formaliza el documento o que en su caso lo respalda con su sello y membrete:
• Documentos Públicos: Producidos por organismos públicos en el ejercicio de sus funciones.
• Documentos Privados: Producidos por personas físicas o jurídicas privadas.
Función Administrativa: Se vincula a las atribuciones en cuanto a funciones que les competen a la institución, empresa, oficina o persona.
Fecha y Lugar de producción: Indica cuando y donde fueron creados, en que día, mes y año, y en qué región geográfica se elaboraron y firmaron.

Contenido Sustantivo: Referencia el asunto o tema del documento, persona, lugares o fenómenos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Testimonial: Principal característica, por aportar pruebas jurídicas y administrativas.
Fe pública: Seguridad de la autenticidad otorgada por funcionario público lo que garantiza que no existe falsificación.
Garantía de derechos de los ciudadanos (estado de Derechos): Actuación del Estado, garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública.
Como base imprescindible de la Democracia: Se convierten en el más límpido espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa.
Objetividad: Reproduce los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración.
Autenticidad: Características fundamentales del documento de archivo, considerado como documento testimonial, fehaciente, probatorio y de carácter jurídico y administrativo.
Original: Único e irrepetible, producto de la forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa.
Carácter seriado: Documento de archivo con la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario donde se van produciendo uno a uno, y con el paso del tiempo adquieren este carácter.
Origen funcional: Razón por la cual se producen los documentos.

FUNCIONES DEL DOCUMENTO:

Funciona como fuente de conocimiento y demuestra o prueba algo. Reig Cruañes, J. (2005). Para una teoría informativa del documento: Extensión y aplicabilidad del concepto.

IMPORTANCIA DEL DOCUMENTO:
Valor Testimonial Científico/Informativo: fehaciente, auténtico, imparcial.
Los documentos de Archivo poseen Valor Testimonial - Científico, es decir, que testifica que la información contenida en él es verdadera, por lo tanto fehaciente, por ejemplo: Registros de matrimonio, de propiedad, una patente, actas de reuniones, certificados emitidos, los balances y libros contables, etc., también es de valor científico porque son útiles para la investigación y desarrollo de estudios científicos. Además, son de carácter informativo porque "…sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva", asimismo son auténticos porque la información descrita en cada uno es única e imparciales porque deben expresar con precisión y fielmente las transacciones legales, administrativas o acciones realizadas por empresas, instituciones o personas.

Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho.
Objetividad, autenticidad, originalidad, forman parte de las características del documento de archivo.

En la guía de estudios Archivo de Gestión y Producción Documental (2011, p.16, 17) de la profesora Marta Rondón Rincón nos dice lo que significa cada una de ellas.

"Garantía de derechos de los ciudadanos (estado de Derechos): Actuación del Estado, garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública.

• Como base imprescindible de la Democracia: Se convierten en el más límpido espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa.
• Objetividad: Reproduce los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración.
• Autenticidad: Características fundamentales del documento de archivo, considerado como documento testimonial, fehaciente, probatorio y de carácter jurídico y administrativo.
• Original: Único e irrepetible, producto de la forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa." Fuster Ruiz (1999)

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos de archivo han de someterse a clasificaciones fundamentales según lo menciona Manuel Vásquez:

1. Por el tipo documental
2. Por la tradición documental
3. Por la función a la que sirven los documentos
4. Por el grado de accesibilidad a los documentos
5. Por el ámbito jurídico al que pertenecen
6. Por la relación temporal entre el hecho y el documento
7. Por el soporte del texto
8. Por el sentido humano que percibe el mensaje
9. Por el grado de elaboración
10. Por la fuente

Solamente se hará referencia, según lo solicitado para el primer foro a la clasificación por el tipo documental y a la clasificación por la tradición documental.
Por el Tipo Documental:
No existen documentos de archivo como tales, sino tipos documentales.

TIPO DOCUMENTAL. Es el carácter o atributo (de un documento de archivo) que se origina en la actividad administrativa a la que sirve el documento. Se manifiesta en la diagramación, formato y contenido distintivos y que sirve para clasificarlos, ordenarlos, describirlos y en general procesarlos.

Existen infinitos tipos documentales, porque cada uno está hecho a la medida para una actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos documentales como tramitaciones o actividades haya en la administración pública, privada o personal.

Pero es un defecto que existan distintos tipos documentales para una misma actividad. Cuando hay planificación se normaliza la producción de tipos documentales de modo que, a igual actividad corresponda idéntica diagramación de tipo documental.

El documentalista, analista o archivista, ha de saber además, que todo esfuerzo por disminuir el número de tipos documentales o de normalizarlos y homologarlos, redunda en la disminución, normalización y homologación de las actividades, que son la causa de los tipos documentales.

Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres grandes subcategorías: documentos dispositivos o imperativos, testimoniales o probatorios, informativos o noticiosos.

Por la Tradición Documental:
Tradición documental es el carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de los ejemplares y permite clasificar tales ejemplares: Original, copia, borrador.
Original es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. Pueden ser original único u original múltiple (los que se producen en ejemplares de igual valor).

Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que se ha producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el documento. Se clasifican en copias de constancia, copias de seguridad y copias de distribución.

Borrador. Es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. El borrador se encuentra en situación marginal con respecto de la archivalía. No suele ser considerado parte de ella.

Minuta. Es un boceto, un esquema, enumeración de asuntos que habrán de volcarse en el documento original. Ejemplo, las notas que se toman en una reunión.

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
1.    Definición
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

2.    Características del Documento Administrativo

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.

• Producen efectos.
• No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo
• El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública
• Su emisión es válida
• Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
Los Documentos Administrativos son todos aquellos utilizados por las instituciones y empresas del sector público o privado para la tramitación de cualquier procedimiento administrativo, dichos documentos son clasificados por tres fases: Documentos de Iniciación, documentos de instrucción y documentos de terminación.

Documento de Iniciación:

• Acuerdo de iniciación del procedimiento: Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia.
• Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud: Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.
• Petición de mejora voluntaria de la solicitud: Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
• Acuerdo de adopción de medidas provisionales: Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
• Acuerdo de acumulación de procedimientos: La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes.
• Acuerdo de práctica simultanea de trámites: Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.

Documento de Instrucción

• Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
• Acuerdo de práctica de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
• Acuerdo de rechazo de proposición de prueba:  documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo
• Oficio de petición de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.
• Citación de comparecencia: la citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.
• Concesión del trámite de audiencia: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.
• Acuerdo de apertura del periodo de información pública: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona que esté interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
• Acuerdo de ampliación de plazos: documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.
• Acuerdo de tramitación de urgencia:  documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.
• Acreditación de la notificación: es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos.

Documento de Terminación
Son aquellos documentos que constatan la terminación de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurídico. Los estudiamos a continuación.

• Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente.
• Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio: se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que está establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.
• Resolución: documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en  el mismo.
• Resolución de inadmisión: documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
• Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido. 
• Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto: este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias.

FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
Muchos autores, coinciden en que son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

1. Función de constancia.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

2. Función de comunicación.

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración Pública. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

Según cita Llansó (1993), el norteamericano P. Brooks fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los documentos, concibiendo los documentos como algo con vida propia, con un nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte. Esta idea se difundió a partir de los años cincuenta, siendo a principio de los setenta cuando Wiffels (1972) propuso la conocida teoría de las tres edades de los documentos (edad administrativa, edad intermedia y edad histórica). Según este autor, la primera edad, la administrativa, implica “la circulación y la tramitación de los asuntos iniciados. En este caso la documentación forma parte de los archivos de gestión y es de uso frecuente”. Durante la edad intermedia, el documento referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente. En la edad histórica el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva.

Por su parte, Rhoads (1989) distingue cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos: una primera fase de creación de documentos, una segunda de utilización y mantenimiento, una tercera de selección de los documentos y una última de gestión de los archivos en los que se depositaran los documentos para su conservación.

Según González de Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos. A continuación se presenta la caracterización que González de Ríos enuncia sobre cada etapa:

Primera Fase: Elaboración de Documentos

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

• Evitar la producción de documentos no esenciales
• Disminuir el volumen de los documentos
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización.

Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos
Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:

• Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios
• Utilización a bajo costo de la información y de los documentos
• Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

Tercera Fase: La Eliminación de documentos
Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

• Identificación y descripción de los documentos por series
• Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación
• Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos
• Eliminación periódica de los documentos no permanentes
• Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces.

Clases de Archivo
Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos  describe de la siguiente manera:

1 Edad o fase	Archivo de gestión
2 Edad o fase	Archivo Central / Archivo Intermedio
3 Edad o fase	Archivo Histórico

Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.

En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la documentación está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten. 

Archivos centrales o intermedios
Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general.  

Archivos permanentes o históricos
Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la documentación que por decisión del comité evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.  

En el ciclo vital del documento el volumen documental disminuye a través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para la organización permanentemente, no obstante para el logro de esta racionalización del acervo documental la gestión documental ha desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental sin los cuales sería imposible ejecutar procesos de transferencias documentales según la edad del documento. El ciclo define tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren los documentos.  

Valor Documental
El Valor Documental representa al conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos que justifican la conservación permanente de los documentos.

Estos Valores están divididos en Valores Primarios y Valores Secundarios. Entre los Valores Primarios encontramos:

1. V. Administrativo: es aquel que poseen los documentos para la Administración que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
2. V. Legal: es aquel que tienen los documentos para servir como testimonio ante la Ley.
3. V. Fiscal: auqel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
4. V. Jurídico: de este se derivan derechos y obligaciones legales reguladas por el derecho común.
5. V. Contable: es aquel que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.

Mientras que en los Valores Secundarios tenemos:

1. V. Informativo: son aquellos que nos sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración.
2. V. Histórico: es aquel que posee un documento como fuente primaria para la Historia.

De igual manera y leyendo la fuente consultada se puede observar que otros autores identifican dos valores secundarios más como lo son:

1. V. Científico: el documento es soporte para la innovación y desarrollo de investigaciones y estudios científicos de una entidad, institución, región o país, y
2. V. Cultural: el documento es soporte de la investigación que reflejan los acontecimientos de cada proceso humano y sus épocas, sirve para garantizar el patrimonio y afianzar la identificación de los pueblos.

Edades de los Documentos
La edad de los documentos, de acuerdo a lo planteado por las autoras españolas María Carnicer y María Luisa Conde Villaverde, son las "etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente"

Edad activa:

• Se planifica la elaboración, producción o creación de los documentos, es decir, se decide sobre el formato en el cual se va a vaciar la información previamente analizada para que sea oportuna.
• Incluye lo relativo al proceso de tramitación del documento.
• Durante esta primera etapa los documentos suelen estar muy activos en cuanto a la consulta.
• Deben permanecer físicamente organizados en unidades de información que se localicen lo más cercano posible a los productores y usuarios de los documentos (Archivos de Gestión).
• Testimonio de la gestión administrativa.

Edad Semiactiva:
Los documentos se conservan para ser consultados pero a un frecuencia poderla Se conservan no más allá de cincuenta años.

Algunas de sus características son:

• El tiempo que padece el documento mientras está vigente puede ser de varios años, aspecto que ejerce influencia sobre las perdidas del valor que le da la persona o ente productor y que pueden evidenciarse en la disminución esporádica o nula de sus consultas,
• Desaparece el valor primario, predominando en estos casos el valor secundario.

Edad Inactiva
Luego de pasar por el proceso de selección documental, se decide que el documento se conservará permanentemente, ya sea por su valor histórico, cultural y/o informativo

Algunas de sus características son:

• Conservación de forma definitiva en una unidad de información especializada que garantice su conservación, preservación, descripción y difusión de los documentos con valor histórico,
• Valor secundario de los documentos donde es conservado de forma permanente y colocada al servicio de la investigación y la cultura.

Referencias:

Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI / Manuel Vázquez Murillo. Buenos Aires: Alfagrama, 2004. 140 p. ISBN: 987-95615-6-2

Archivo de Gestión y Producción Documental. Elaboración Prof. Martha Rondón. 2010.

Carnicer Arribas María Dolores, Conde Villaverde María Luisa, Martin-Palomino, Benito Mercedes, Romero Iruela Luis.: Archivos de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2003. Pág. 54

Cruz Mundet, José Ramón: Manual de Archivística. Madrid: Fund. Germán Sánchez Ruiperez

González de Riós, Beatriz. Organización de Archivos: Administración de la información; Mejores recursos humanos en la empresa. Bogotá: Norma, 1998. 148 p.

La Torre Merino, José y Martín-Palomino, Mercedes. Metodología para la Identificación y Valoración de los Fondos Documentales. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. 2003.

Llanso, Joaquín (1993): Gestión de Documentos. Definición y Análisis de Modelos IRARGI, Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, 1993.

Real Academia Española, (2001). Diccionario de la lengua española (22ª.Ed.). Madrid: Espasa

Rhoads, James B (1989): The role of archives and records management in national information systems: a RAMP study. Paris, General Information Pregramme and UNISIST. UNESCO, 1989.

Sanchis Moreno, Francisco. (2008) Los Archivos de oficina: una síntesis para su gestión. España: Tirant lo Blanch

Schellenberg, Teodoro: Archivos Modernos: principios y técnicas. La Habana: Instituto Panamericano de Geografía e Historia. 1958.

Tovar Alvarado, Ana. Metodología para Identificación y Valoración de Series Documentales. Proyectos @rchicom. Programa de Capacitación Archivística. Caracas. 2008.

Wiffels, Carlos (1972): Archives contemporaines et depots intermediaries. Bruselas, Archives generales du Royaume, 1972.

Fuente consultada en línea
http://distritos.telepolis.com/funcionarios/lib/Colaboraciones/Temas/Administrativo/

Documentos_administrativos.htm

Sánchez Gómez (2010) Tema 2. Objetos de Estudio de la Archivología. Los archivos como contenido documental del Archivo.

[Documento en línea] Disponible:
http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven/files/TEORIA%20Y%20PRACT%20CS\%20INF%20ARCHIVOL-2010-2/PRESENTACIONES%20DE%20LAS%20CLASES/. [Consulta: 2011,Marzo 9].

Diccionario de Terminología Archivística (1995). Subdirección General de los Archivos Estatales. Ministerio de la cultura.

[Documento en línea]. Disponible:

http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Portada.html. [Consulta: 2011, Mazo 10]

Diccionario de términos Archivísticos (1991). [Documento en línea].Disponible:

http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario. [Consulta: 2011, Mazo 10]

Fuster Ruiz, Francisco (1999): Archivística, Archivo, Documento de Archivo .Necesidad de Clarificarlos Conceptos. En: Anales de Documentación, 2, 1999. [En línea] disponible en: http://www.um.es/fccd/anales/ad02/AD07-1999.PDF

En Revista Interamericana de Bibliotecología. Escuela Interamerica de Bibliotecología. [En línea] disponible en:

http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/9070/1/para_una_teoria_informativa_\del_documento.pdf

HILERA G, José R. Gestion Documental versus Proceso Documental. Disponible en: http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=51146  [consultado 11 de marzo de 2011]

http://www.opositoya.50webs.com/auxiliar/temario/documentos%20administrativos.htm
[consultado 18 de marzo de 2011]