Escuela de Bibliotecología y Archivología - Universidad Central de Venezuela

miércoles, 8 de junio de 2011

UNIDAD II ARCHIVOS Y TIPOS DE ARCHIVOS

1.- ARCHIVO
1.1.- Definición de archivo, desde su concepto más general.
De una manera gráfica, se tratado de desarrollar la definición de archivo, y una de las autoras mas importantes en la investigación archivística a nivel mundial, Antonia Heredia Hereda especifica la definición de archivo de la siguiente forma "el archivo está compuesta por tres elementos: Documento + organización + servicios. Archivo uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el trascurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia"
1.2.- Desde la Archivística.
Un concepto desde la Archivística para Francisco Fuster Ruiz, el archivo posee varios elementos que conforman su contexto, es decir, lo configura de varias formas; "Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten estos a los archivos. Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras. Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones.
Personales: los profesionales archiveros – Archivólogos – y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y difusión documental. Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos."
1.3.- Desde el Marco Legal Venezolano.
De acuerdo a nuestra legislación encontramos desarrollado la definición  de archivos en el Decreto Nº 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinario de fecha 31/07/2.008, en su artículo Nº 143, donde establece el "…órgano de archivo el ente o unidad administrativa del estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público"
1.4.-Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo.
Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo a lo largo de la historia de los archivos la legislación, la práctica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo, pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución, donde los profesionales archiveros, provistos de fe pública, juegan un papel decisivo para la consideración jurídico-administrativa y en definitiva científica de los archivos.

1.5.- Funciones del archivo.
Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: recoger, conservar y servir:
Recoger: (Adquisición para  los Canadienses): Va más allá que la simple recepción pasiva, porque incluye ala entrada y la salida de los documentos de Archivos, sin dejar de lado que se debe seleccionar previo para poder ejecutar esta función, es decir que no todo lo que se estima recoger, necesariamente tienen que reposar en un Archivo. Esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.
Conservar: Entendida como un conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones. Cuando mencionamos a la conservación como función principal para preservar no podemos dejar de lado a los inmuebles de Archivos, porque incluye también sus instalaciones y mobiliarios.
Servir: Está ligado al derecho al  acceso de los documentos, en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143. Se establece que…. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información ya los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados…… podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas" Artículo 28.
Así cómo también establece en su Artículo 143 Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos.
"Derecho de acceso Artículo158. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto
2.- IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un
país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen
para:

2.1.- La Administración.
 Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien
organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en
búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración
2.2.- Para la Comunidad y el Estado.
Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del estado y de este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.
2.3.- Para el desarrollo Económico y Social.
El mejoramiento de las condiciones de vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos programas.
2.4.- Para el desarrollo Científico y Tecnológico.
La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está basado en la capacidad para brindar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos.
2.5.- Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural.
Desde el punto de vista de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural, los archivos, sobre todo los archivos históricos, son importantes porque documentan la vida de las comunidades desde su origen, dan cuenta de diferentes expresiones creativas, artísticas, relacionadas con el desarrollo económico, político y cultural, y además registran las experiencias colectivas.
 
3.- TIPOS DE ARCHIVO
3.1.- El tipo de instituciones a las que sirve.
Según la autora Antonia Heredia en su libro Archivística General: teoría y práctica, nos explica que los archivos según su productor pueden dividirse en:
Archivos Públicos: según su actividad pueden ser judiciales, militares y municipales. En este caso servirían a todas las empresas, instituciones y ministerios del estado, para conservar de manera permanente dichos documentos como patrimonio testimonial de la nación.
 
Archivos Privados: personales, mobiliarios, eclesiásticos y de empresas. Como su nombre lo indica dichos archivos pertenecen al sector privado de una nación tales como, empresas, escuelas, iglesias, bienes raíces, de personas naturales, etc.

3.2.- La ubicación dentro de un sistema de archivo
La ubicación dentro de un sistema de archivo se clasifican en Central, Periférico, Sectorial e Intermedio.
 
Archivo Central: Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general,
 
Archivo Sectorial: Es la dependencia que reúne la archivaría de una sección del organigrama de una institución o empresa. Por ejemplo: Dentro de una Facultad, el archivo de una Escuela.

Archivo Periférico: Sinónimo de archivo sectorial. Se aplica a aquellos archivos  alejados geográficamente del Archivo Centra.

Archivo Intermedio: Unidad de información que dentro de un sistema de archivo se encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar la selección documental, diseña políticas y normalizar las actividades de los archivos que dependen de él, y reúne la información de los documentos de las dos primeras edades del ciclo vital y la pone a disposición del sistema de archivo, concentra la documentación trasladada por los distintos Archivos de Gestión de la organización.

3.3.- La cantidad de uso de los documentos que albergan
 
Documento Activo: Documento que por su corta edad guarda un valor administrativo para su productor y para el ciudadano. Se encuentra en la primera etapa de su producción y su frecuencia de consulta por parte del productor es aún alta. Se encuentra en el archivo de gestión.
Documento Semiactivo: Se encuentra en su segunda etapa, la frecuencia de consulta con fines administrativos comienza a descender dado que con el transcurso de los años va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario e histórico. Se encuentra en los archivos centrales e intermedios.
Documento Inactivo: El documento se encuentra en su etapa final desde el punto de vista administrativo, no existe frecuencia de consulta por parte del productor, tiene un valor histórico o secundario es consultado con fines de investigación.
3.4.- La relación con el destino final de los documentos
Esto se relaciona con el período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los lineamientos de la unidad.

Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
 
Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final.
 
Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,  escribir y divulgar la memoria documental institucional.
 
3.5.- Las características de los conjuntos documentales que contienen
Según la autora Antonia Heredia, en su libro Archivística General: teoría y práctica, nos explica que los archivos según su productor pueden dividirse en:
Archivos Públicos: Según su actividad pueden ser judiciales, militares y municipales. En este caso servirían a todas las empresas, instituciones y ministerios del estado, para conservar de manera permanente dichos documentos como patrimonio testimonial de la nación.
Archivos Privados: Personales, mobiliarios, eclesiásticos y de empresas. Como su nombre lo indica dichos archivos pertenecen al sector privado de una nación tales como, empresas, escuelas, iglesias, bienes raíces, de personas naturales, etc.
3.6.- Tipos de Archivos, según la categoría jurídica del productor de la documentación.
Para Fernando Martos Navarro, según esta categoría, "podemos distinguir entre archivos público o privados, cuya diferencia fundamental en el plano archivístico radica en el distinto tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos, es decir el servicio".
3.7.- Las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos, así como los organismos o entidades de los que dependen.
 
Según Martos Navarro, para esta categoría podemos trazar la siguiente clasificación: 
Entre los archivos públicos encontramos:
 
  • Los Archivos Estadales, dependientes de la Administración Central.
  •  
  •  Los Archivos Autonómicos, de las Administraciones Autonómicas.
  •  
  • Los Archivos Locales, de la Administración Local, Ayuntamientos y Diputaciones.
  •  
  • Los Archivos Judiciales, de la Administración de Justicia.
  •  
  • Los Archivos Militares, de la Administración Militar.
  •  
Entre los Archivos Privados podemos encontrar:
 
  •  Los Archivos Personales, generados por una persona en particular.
  •  
  • Los Archivos Nobiliarios, procedentes de una casa señorial.
  •  
  • Los Archivos Eclesiásticos, de la Instituciones de la Iglesia.
  •  
  • Los Archivos de Empresas o Compañías mercantiles.
  •  
Aclaro que, teniendo en cuenta que el autor que estoy citando es español, en esta última clasificación entre los Archivos Públicos encontramos algunos que no se desarrollan en el país como por ejemplo los Autonómicos.
 
3.8.- El valor predominante de la documentación custodiada y la finalidad de la misma
 
Archivos Administrativos: en los que predomina el valor primario y un uso de gestión de información.
 
Archivos históricos: donde prevalece el valor segundaria de los documentos para un uso cultural o de investigación.
 
3.9.- La edad de los documentos conservados.
 
Dentro de las definiciones expuestas por distintos autores de las teorías archivísticas, podemos mencionar que las fases de los archivos se encuentran introducidas en el ciclo vital de los documentos, que de acuerdo a lo planteado por las autoras españolas Mª Dolores Carnicer y Mª Luisa Conde Villaverde, como las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente, a su vez se describe las cuatro fases que a continuación se presenta:
 
Fase Pre- Archivística o fase de tramitación; Fase Archivística o fase administrativa; Fase Intermedia o fase de acumulación de documentos que ha perdido su vigencia y uso; Fase Histórica o fase permanente.
 
La fase histórica o permanente es la etapa en donde luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su selección, estos han de conservarse de forma indefinida en una unidad de información especializada que garantice su conservación y preservación, descripción y difusión porque los documentos tienen una importancia histórica, cultural, científica e informativa. Integrada por el Patrimonio Documental de la Institución, Región o País.
 
Luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su elección se establece su permanencia como documento de valor histórico. La  conservación es de forma definitiva en una unidad de información especializada que garantice su conservación, preservación, descripción y difusión de los documentos con valor histórico, y el valor de los documentos es secundario donde es conservado de forma permanente y colocada al servicio de la investigación y la cultura.
3.10.- La clase de documentos que conserva
Los tradicionales: Archivos textuales.
Archivos Audiovisuales: Por ejemplo los de una cadena de televisión.
Archivos Cartográficos: Por ejemplo los del servicio geográfico del Ejército.
Archivos Informáticos: Por ejemplo una base de datos estadísticos.
Archivos Temáticos: Cuando el elemento característico es la materia específica de un conjunto de documentos.
3.11.- La posibilidad o no de recibir transferencias documentales en función de la permanencia o extensión del organismo o entidad productora
En función de la permanencia o extinción del organismo o entidad productora puede hablarse de archivos abiertos o cerrados. En cualquier caso, es difícil hablar de un archivo totalmente cerrados pues siempre se pueden enriquecer sus fondos con transferencias extraordinarias por medio de compras, donaciones o depósitos.
3.12.- La ubicación dentro de una organización
Archivos Centralizados: Corresponde a la instalación de un archivo que preste servicio y centralice todos los documentos de una organización
Archivos Descentralizados: Cuando cada una de las unidades que conforman a una organización poseen sus propios archivos
Archivos Descentralizados con control central: Cuando la organización posee un archivo central y varios archivos descentralizados controlados o coordinados bajo las instrucciones y normativas del central.
3.13.- Importancia de los Tipos de Archivos:
 
La categoría de los archivos vendrán determinadas por su ámbito, por su finalidad y si serán administrativos o históricos, los diferentes archivos permiten hacer la clasificación de los mismos más fácil para las instituciones al momento de recuperar la información, del mismo modo cada uno de ellos van unidos a la historia del hombre y nacen como una necesidad en la vida pública y privada

4.- ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
4.1.- Definición de archivos administrativos: Desde su concepto más general
 
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.
 
Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)
 
Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo. Cruz Mundet "Manual de Archivística"
4.2.- Desde la Archivística, desde el marco legal venezolano.
 
En el Derecho con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2008, en el artículo Nº 145, establece la figura del Archivo Administrativo/Intermedio, presentado continuación:
 
“Articulo 145. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos Administrativos/Intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo”,
 
4.3.- Organización de los archivos administrativos.
Funciones:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.
Organización:

Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.
4.4.- Etapas en la formación de los archivos administrativos.
 
Debe permanecer bajo el control de la administración que lo genera. Su función es servir de apoyo al productor del documento para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia de gestión, y de servicio informativo al ciudadano. Puede estar localizado en un primer momento en las oficinas pero, una vez cerrados y resueltos los expedientes, deberían ser trasladados a un archivo central administrativo, bajo la supervisión también de su directo productor.
 
4.5.-Funciones del Archivo de Gestión
 
Según la autora Antonia Heredia Herrera (2007), describe la función principal de un Archivo en tres funciones: “recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar”. La recogida se limita a la recepción de documentos en muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.
 
En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”.
Sus funciones son las siguientes:

Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.
Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.
Preparar las transferencias de documentación.
Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General
4.6.- Etapa de archivo de gestión
 
La gestión de documentos es la agrupación de tareas y procedimientos encaminados a lograr una mayor eficacia y economía en el aprovechamiento de los documentos por parte de los administradores, e implica necesariamente como el extenderse hacia el ciclo de vida del documento con el objetivo de intervenir desde la misma producción documental con la intención de asegurar un control adecuado de la misma, mejorando la forma en que se recuperan y se conservan.
 
En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la documentación está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten.
 
El servicio de gestión de archivos, garantiza un ciclo de administración documental exitoso y eficaz, desarrollado a partir de la elaboración de las Tablas de Retención, como instrumento de trabajo archivístico, para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos desde de su creación hasta su eliminación o conservación y aplicando metodologías sustentadas en procesos de calidad.

 
4.7.- Funciones del archivo de gestión
 
• Evitar la producción de documentos no esenciales
 
• Disminuir el volumen de los documentos
 
• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
 
• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización
 
4.8.-Importancia de los archivos administrativos
 
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados normalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.
 
Según GITAA (1997), Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.
 
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.
 
Los archivos administrativos se caracterizan principalmente por ser “archivos activos – vigentes”, en ellos se encuentran los documentos generados recientemente por los entidades y organismos, que cumplen con la fase activa de su ciclo vital. Generalmente son documentos consultados frecuentemente, es decir, están en constante uso.
 
5.- ARCHIVOS INTERMEDIO
5.1.-Definición de Archivos Intermedios, desde su concepto más general, desde la Archivística.
 
Se puede hablar de que los Archivos Intermedios son los que reúnen los
documentos transferidos por los archivos centrales cuando las necesidades de
consulta son sólo esporádicas, permaneciendo en él hasta que prescriban sus valores administrativos.
De igual forma de acuerdo a lo planteado por GITAA (1997) "es el archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que es una
fuente de completamiento de los archivos estatales".
 
Por su parte, Vásquez Manuel (1997) define que los Archivos Intermedios "son un componente de un sistema de administración de documentos y archivos a los archivos sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que se divide en sectores dichos archivos".
5.2.- Desde el marco legal venezolano.
 
Contemplado desde el Marco Legal Venezolano en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial No. 5.890 de fecha 31 de julio de 2008, en el artículo 145, establece la figura de Archivo Intermedio, tal como se lee a continuación:
TITULO VII DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA: Capítulo I Del Sistema Nacional de Archivo, Finalidad Artículo 145. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
 
5.3.- Organización de los archivos intermedios.
 
Organización de los Archivos Intermedios La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original. Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.
 
5.4.- Etapas en la formación de los archivos intermedios.
 
Según José Cruz Mundet, esta es la etapa de la concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro, y se caracteriza por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo costo, las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas tornar a la fase anterior que son los documentos en fase de tramitación. A partir de esta fase y en adelante, los documentos están bajo la responsabilidad y el manejo directo del archivero.
 
5.5.- Funciones del Archivo Intermedio.
 
Proceden de la valoración de los documentos, selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes. Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la
cual fueron creados.
 
5.6.- Importancia de los archivos Intermedios.
 
Estos archivos es donde se almacenan los documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no es tan continuo en la oficina, por esa razón son de gran importancia, debido a que son los encargado de reunir y conservar todos los documentos traspasado de los archivos administrativos, gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso se seleccionan y valoran la documentación que se preservara, motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.

9 comentarios:

  1. Archivos intermedios

    Se puede hablar de que los Archivos Intermedios son los que reúnen los documentos transferidos por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta son sólo esporádicas, permaneciendo en él hasta que prescriban sus valores administrativos.
    De igual forma de acuerdo a lo planteado por GITAA (1997) "es el archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que es una fuente de completamiento de los archivos estatales".
    Por su parte, Vásquez Manuel (1997) define que los Archivos Intermedios "son un componente de un sistema de administración de documentos y archivos a los archivos sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que se divide en sectores dichos archivos".
    Contemplado desde el Marco Legal Venezolano en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial No. 5.890 de fecha 31 de julio de 2008, en el artículo 145, establece la figura de Archivo Intermedio, tal como se lee a continuación:
    TITULO VII
    DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
    DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
    Capítulo I
    Del Sistema Nacional de Archivo
    Finalidad
    Artículo 145. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
    Función de los Archivos Intermedios
    • Proceden la valoración de los documentos.
    • Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
    • Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.
    Organización de los Archivos Intermedios
    La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.
    Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

    Referencias:
    Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística/GITTA. (1997). Santafé de Bogotá. Archivo General de la Nación, pág. 14.
    Vásquez, Manuel. (1997). Introducción a la Archivología. Santafé de Bogotá. Archivo General de la Nación.

    Fuentes Electrónicas
    http://biblioteca.unirioja.es/ser/serarchn.html
    Consultado el 22.03.2011 a las 10:20 a.m.

    http://2nonline.com/arealegal.aspx.
    Consultado 22.03.2011 a las 11:15 a.m.

    http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/archivos-administrativos-e-intermedios.html
    Consultado 22.03.2011 a las 11:31 a.m.
    ANDREINA TROCONIS TROCONIS
    C.I. V- 12.093.133
    GRUPO 6

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  2. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
    Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un
    país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión,
    funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen
    para:

    Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe
    recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su
    gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar
    comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal,
    administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien
    organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en
    búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en
    general una deficiente administración.

    Para la Comunidad y el Estado: Los archivos tienen la capacidad de documentar
    derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de
    este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre
    demostrables a través de los documentos.
    Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de
    vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y
    programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los
    antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los
    logros y fracasos de estos programas.

    Para el desarrollo Científico y Tecnológico: La investigación es condición para
    el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones
    prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de
    los diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos
    al desarrollo científico y tecnológico está basado en la capacidad para brindar
    información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos.

    Fuente Consultada:

    Importancia De Los Archivos. En línea:
    http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Los-Archivos/215154.html

    Astrid Teran
    V.-13.615.799

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  3. Archivos intermedios

    Se puede hablar de que los Archivos Intermedios son los que reúnen los documentos transferidos por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta son sólo esporádicas, permaneciendo en él hasta que prescriban sus valores administrativos.
    De igual forma de acuerdo a lo planteado por GITAA (1997) "es el archivo que guarda todos los documentos de valor nacional pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado y que es una fuente de completamiento de los archivos estatales".
    Por su parte, Vásquez Manuel (1997) define que los Archivos Intermedios "son un componente de un sistema de administración de documentos y archivos a los archivos sectoriales, que en un gran sistema de archivos cumplen con la misma función de los archivos intermedios, pero procesando los documentos emanados de las distintas oficinas gestoras es muy extenso, por lo que se divide en sectores dichos archivos".
    Contemplado desde el Marco Legal Venezolano en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en Gaceta Oficial No. 5.890 de fecha 31 de julio de 2008, en el artículo 145, establece la figura de Archivo Intermedio, tal como se lee a continuación:
    TITULO VII
    DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
    DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
    Capítulo I
    Del Sistema Nacional de Archivo
    Finalidad
    Artículo 145. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
    Función de los Archivos Intermedios
    • Proceden la valoración de los documentos.
    • Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
    • Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.
    Organización de los Archivos Intermedios
    La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.
    Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

    Referencias:
    Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística/GITTA. (1997). Santafé de Bogotá. Archivo General de la Nación, pág. 14.
    Vásquez, Manuel. (1997). Introducción a la Archivología. Santafé de Bogotá. Archivo General de la Nación.

    Fuentes Electrónicas
    http://biblioteca.unirioja.es/ser/serarchn.html
    Consultado el 22.03.2011 a las 10:20 a.m.

    http://2nonline.com/arealegal.aspx.
    Consultado 22.03.2011 a las 11:15 a.m.

    http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/archivos-administrativos-e-intermedios.html
    Consultado 22.03.2011 a las 11:31 a.m.
    ANDREINA TROCONIS TROCONIS
    C.I. V- 12.093.133
    GRUPO 6

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  4. Génesis Torres C.I 19.710.840

    Funciones de los Archivos

    Funciones: Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: recoger, conservar y servir.

    Recoger: (Adquisición para los Canadienses): Va más allá que la simple recepción pasiva, porque incluye a la entrada y la salida de los documentos de Archivos, sin dejar de lado que se debe seleccionar previo para poder ejecutar esta función, es decir que no todo lo que se estima recoger, necesariamente tienen que reposar en un Archivo. Esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.

    Conservar: Entendida como un conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones. Cuando mencionamos a la conservación como función principal para preservar no podemos dejar de lado a los inmuebles de Archivos, porque incluye también sus instalaciones y mobiliarios.

    Servir: Está ligado al derecho al acceso de los documentos, en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143. Se establece que…. ―Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados…… podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas” Artículo 28.
    Así cómo también establece en su Artículo 143 ―Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,……. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos.
    “Derecho de acceso Artículo 158. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto

    Bibliografía: Heredia Herrera, Antonia. ¿Qué es un Archivo? Asturias: Ediciones Trea, 2007. Págs. 48-50
    Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5.453 Extraordinaria. 24/03/2000. Págs. 1-46.
    Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2008.

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  5. Génesis Torres C.I 19.710.840

    La edad de los documentos conservados

    Dentro de las definiciones expuestas por distintos autores de las teorías archivísticas, podemos mencionar que las fases de los archivos se encuentran introducidas en el ciclo vital de los documentos, que de acuerdo a lo planteado por las autoras españolas Mª Dolores Carnicer y Mª Luisa Conde Villaverde, como las ―…etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente‖38, a su vez se describe las cuatro fases que a continuación se presenta: Fase Pre- Archivística o fase de tramitación; Fase Archivística o fase administrativa; Fase Intermedia o fase de acumulación de documentos que ha perdido su vigencia y uso; Fase Histórica o fase permanente.
    La fase histórica o permanente es la etapa en donde luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su selección, estos han de conservarse de forma indefinida en una unidad de información especializada que garantice su conservación y preservación, descripción y difusión porque los documentos tienen una importancia histórica, cultural, científica e informativa. Integrada por el Patrimonio Documental de la Institución, Región o País:

    Luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su elección se establece su permanencia como documento de valor histórico. La conservación es de forma definitiva en una unidad de información especializada que garantice su conservación, preservación, descripción y difusión de los documentos con valor histórico, y el valor de los documentos es secundario donde es conservado de forma permanente y colocada al servicio de la investigación y la cultura.

    Bibliografía: Carnicer Arribas, Mª Dolores, Conde Villaverde Mª Luisa, Martín-Palomino y Benito, Mercedes y Romera Iruela, Luis.:.Archivo de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2003. Pág. 54.

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  6. Importancia de los archivos. Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural.

    En mi opinión, desde el punto de vista de la cultura y el desarrollo de la identidad cultural, los archivos, sobre todo los archivos históricos, son importantes porque documentan la vida de las comunidades desde su origen, dan cuenta de diferentes expresiones creativas, artísticas, relacionadas con el desarrollo económico, político y cultural, y además registran las experiencias colectivas.
    Tipos de Archivos: Según la categoría jurídica del productor de la documentación.
    Para Fernando Martos Navarro, según esta categoría, "podemos distinguir entre archivos público o privados, cuya diferencia fundamental en el plano archivístico radica en el distinto tratamiento que adquiere la tercera función de los archivos, es decir el servicio".
    Tipos de Archivos: Según las funciones desarrolladas por las entidades públicas o privadas que generan o generaron los fondos, así como los organismos o entidades de los que dependen.
    Según Martos Navarro, para esta categoría podemos trazar la siguiente clasificación:

    • Entre los archivo públicos encontramos:
    1.Los Archivos Estadales, dependientes de la Administración Central.
    2. Los Archivos Autonómicos, de las Administraciones Autonómicas.
    3. Los Archivos Locales, de la Administración Local, Ayuntamientos y Diputaciones.
    4.Los Archivos Judiciales, de la Administración de Justicia.
    5.Los Archivos Militares, de la Administración Militar.•Entre los Archivos Privados podemos encontrar:1. Los Archivos Personales, generados por una persona en particular.
    2.Los Archivos Nobiliarios, procedentes de una casa señorial.
    3.Los Archivos Eclesiásticos, de la Instituciones de la Iglesia.
    4.Los Archivos de Empresas o Compañías mercantiles.Aclaro que, teniendo en cuenta que el autor que estoy citando es español, en esta última clasificación entre los Archivos Públicos encontramos algunos que no se desarrollan en el país como por ejemplo los Autonómicos.

    Referencia Bibliográfica:
    •Martos Navarro, Fernando. Auxiliares Administrativos del Cabildo Insular de Gran Canaria. 2ª edición. Madrid: Editorial Mad, 2005, pp. 491.

    Nairet Vergara Forsyth.

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  7. Funciones de los Archivos

    Funciones: Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: recoger, conservar y servir.

    Recoger: (Adquisición para los Canadienses): Va más allá que la simple recepción pasiva, porque incluye a la entrada y la salida de los documentos de Archivos, sin dejar de lado que se debe seleccionar previo para poder ejecutar esta función, es decir que no todo lo que se estima recoger, necesariamente tienen que reposar en un Archivo. Esta función se encuentra estrechamente ligada con los términos de Transferencia y Traslado.

    Conservar: Entendida como un conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de las posibles alteraciones. Cuando mencionamos a la conservación como función principal para preservar no podemos dejar de lado a los inmuebles de Archivos, porque incluye también sus instalaciones y mobiliarios.

    Servir: Está ligado al derecho al acceso de los documentos, en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24/03/2.000, en los Artículos 28 y 143. Se establece que…. ―Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados…… podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas” Artículo 28.

    Así cómo también establece en su Artículo 143 ―Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública,……. Asimismo, tienen acceso a los archivos y registros administrativos.

    “Derecho de acceso Artículo 158. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto

    Bibliografía: Heredia Herrera, Antonia. ¿Qué es un Archivo? Asturias: Ediciones Trea, 2007. Págs. 48-50

    Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5.453 Extraordinaria. 24/03/2000. Págs. 1-46.

    Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública publicada en la Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2008.

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  8. (Continuación)
    La edad de los documentos conservados

    Dentro de las definiciones expuestas por distintos autores de las teorías archivísticas, podemos mencionar que las fases de los archivos se encuentran introducidas en el ciclo vital de los documentos, que de acuerdo a lo planteado por las autoras españolas Mª Dolores Carnicer y Mª Luisa Conde Villaverde, como las ―…etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente‖38, a su vez se describe las cuatro fases que a continuación se presenta: Fase Pre- Archivística o fase de tramitación; Fase Archivística o fase administrativa; Fase Intermedia o fase de acumulación de documentos que ha perdido su vigencia y uso; Fase Histórica o fase permanente.

    La fase histórica o permanente es la etapa en donde luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su selección, estos han de conservarse de forma indefinida en una unidad de información especializada que garantice su conservación y preservación, descripción y difusión porque los documentos tienen una importancia histórica, cultural, científica e informativa. Integrada por el Patrimonio Documental de la Institución, Región o País:


    Luego de una estricta valoración de la importancia de los documentos y su elección se establece su permanencia como documento de valor histórico. La conservación es de forma definitiva en una unidad de información especializada que garantice su conservación, preservación, descripción y difusión de los documentos con valor histórico, y el valor de los documentos es secundario donde es conservado de forma permanente y colocada al servicio de la investigación y la cultura.


    Bibliografía: Carnicer Arribas, Mª Dolores, Conde Villaverde Mª Luisa, Martín-Palomino y Benito, Mercedes y Romera Iruela, Luis.:.Archivo de Oficina. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2003. Pág. 54.

    Génesis Torres

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  9. Tipos de archivos: según la relación con el destino final de los documentos:

    Esto se relaciona con el período de guarda de la documentación en los archivos
    de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la
    vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso,
    y los periodos adicionales establecidos en los lineamientos de la unidad.

    Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso
    cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
    administrativa;

    Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos
    cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los
    sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final;

    Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
    describir y divulgar la memoria documental institucional;

    Conceptos básicos archivísticos [Documento en línea] Disponible:
    http://www.transparenciasonora.org.mx/archivo.htm [Consultado, marzo 23, 2011]

    Tipos de archivo: según la ubicación dentro de un sistema de archivo:
    Se clasifican en Central, Periférico, Sectorial e Intermedio
    La ubicación dentro de un sistema de archivo

    - Archivo Central: Es la unidad administrativa donde se agrupan
    documentostransferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la
    entidadrespectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y
    objetode consulta por las propias oficinas y los particulares en general,

    - Archivo Sectorial: Es la dependencia que reúne la archivaría de una seccióndel
    organigrama de una institución o empresa. Por ejemplo: Dentro de unaFacultad, el
    archivo de una Escuela,

    - Archivo Periférico: Sinónimo de archivo sectorial. Se aplica a
    aquellosarchivos alejados geográficamente del Archivo Centra,

    - Archivo Intermedio: Unidad de información que dentro de un sistema de
    archivose encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar
    laselección documental, diseña políticas y normalizar las actividades de
    losarchivos que dependen de él, y reúne la información de los documentos de las
    dosprimeras edades del ciclo vital y la pone a disposición del sistema de
    archivo,concentra la documentación trasladada por los distintos Archivos de
    Gestión dela organización.

    VASQUEZ, M (1997) Introducción a la archivología. Archivo general de la Nación:
    Colombia

    Kysbel Velasco

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